Toimiviin tiloihin – Käyttäjäedustajayhteistyön kehittäminen Lapin hyvinvointialueen rakennuttamishankkeissa
Pöysti, Jarkko (2025)
2025
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2025052415537
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2025052415537
Tiivistelmä
Hyvinvointialueet vastatessaan sosiaali-, terveys- ja pelastuspalveluista tarvitsevat toimintansa tuottamiseen erilaisia kiinteistöjä ja tilaratkaisuja. Mikäli kiinteistöjä ei löydy valmiina, joudutaan niitä varten tekemään peruskorjaamista olemassa olevaan kohteeseen tai toteuttamaan kokonaan uusi rakennuskohde.
Kun hyvinvointialueella aloitetaan rakennuttamishanke, useimmiten on tarkoituksenmukaista ottaa mukaan hankkeisiin toiminnan asiantuntija eli käyttäjäedustaja. Käyttäjäedustajat ovat tärkeässä roolissa rakennuttamishankkeissa, koska käyttäjätarpeiden laiminlyönti voi tarkoittaa myöhemmin merkittäviä toiminta- tai kustannushaasteita. Näiden riskien välttämiseksi ja toimivien tilaratkaisujen tarjoamiseksi tämän työn toimeksiantaja, Lapin hyvinvointialue, halusi teettää tämän opinnäytetyön. Lapin hyvinvointialue toteuttaa rakennuttamis- ja tilapalveluiden avulla rakennuttamishankkeita.
Käyttäjäedustajien osallistumista rakennuttamishankkeisiin tutkimuksessa selvitettiin rakennushankkeen tyypillisten vaiheiden sekä niissä käytettävien yhteistyökeinojen avulla. Käyttäjäedustajaa voidaan pitää rakennuttamis- ja tilapalveluiden asiakkaana, joten asiakaslähtöisyyteen liittyviä tekijöitä otettiin mukaan tutkimukseen.
Tutkimuksen tarkoitus oli kehittämistä varten selvittää rakennuttamishankkeissa käyttäjäedustajina toimineiden kokemuksia hankkeisiin osallistumisesta. Tavoite oli kehittää saadun aineiston pohjalta rakennuttamishankkeiden yhteistyökäytäntöjä ja toimintamalleja käyttäjäedustajan roolin näkökulmasta. Tutkimuksessa keskityttiin erityisesti suunnitteluvaiheiden aikaisten kokemusten keräämiseen. Tutkimusongelmaksi työlle muodostui: mikä on rakennuttamishankkeiden käyttäjäedustajien kokemusten nykytila ja kuinka yhteistyötä heidän kanssaan voitaisiin kehittää etenkin suunnittelun aikana. Tutkimusongelman taustalla olivat toimeksiantoon sopivat teoreettiset lähtökohdat.
Tutkimus tehtiin laadullisena tutkimuksena ja analysoitiin induktiivisella sisällönanalyysillä. Aineisto kerättiin teemahaastattelulla, jossa Lapin hyvinvointialueelta neljää käyttäjäedustajana ollutta haastateltiin erikseen. Analysoinnissa tutkimusaineisto luokiteltiin ajatuskokonaisuuksista suuremmiksi luokiksi, joiden perusteella pääluokat muodostuivat. Analyysin pääluokat ovat: 1) hankeryhmän toimivuus ja osana toiminen, 2) resurssit, valmiudet ja mahdollisuudet osallistua ja 3) tiedottaminen ja ohjaaminen.
Tulosten perusteella muodostettiin kahdentyyppisiä kehittämisehdotuksia käyttäjäyhteistyön kehittämiseksi Lapin hyvinvointialueen rakennuttamishankkeissa. Ensinnäkin käyttäjäedustajat tulisi huomioida jo heti hankkeen alussa. Näissä kehittämisehdotuksissa korostuvat käyttäjäedustajien helpotettu mukaantulo osaksi hankeryhmää, ymmärryksen lisääminen eri toimijoiden rooleista, tarvittavan resurssin varaamisesta sekä käyttäjäedustajien toiminnan tunnetuksi tekeminen osapuolille. Toiseksi käyttäjäedustajat tulisi ottaa mukaan koko hankkeen aikaisiin tehtäviin. Näihin kehittämisehdotuksiin kuuluivat tuen antaminen suunnitteluun liittyvissä ratkaisuissa, viestinnän onnistuminen, teknologian hyödyntäminen sekä tehtävien etenemisen seuranta ja hankkeenaikaisen palautteen hyödyntäminen.
Opinnäytetyöstä saatiin vastauksia tutkimuksen lähtökohtiin sekä aiheita niin toimeksiantajan kehittämistyöhön kuin jatkotutkimusta varten. Jatkoa varten olisi mielenkiintoista seurata, minkälaisia kehittämiskeinoja Lapin hyvinvointialue on hyödyntänyt, miten niitä on toteutettu sekä minkälaisia kokemuksia niistä on saatu. Lisäksi voisi tutkia syvällisemmin tiettyä osa-aluetta kehittämiskohteista. Wellbeing services counties are responsible for the provision of regional healthcare, social and emergency services. To perform these functions, wellbeing services counties need suitable premises and facilities. If suitable premises are not available, counties are required to renovate existing facilities or construct new premises.
Prior research shows that involving an end-user representative in new construction projects can improve project outcomes. End-users have a crucially important role in construction projects. Neglecting the role of end-users can lead to budget overruns as well as in suboptimal design choices for facilities. The current master’s thesis was commissioned by the Lapland wellbeing services county to reduce these risks and to develop functional premises for its operation.
This thesis studies the participation of end-users in construction projects in the Lapland wellbeing services county through the lens of established construction project phases and existing co-working practices. As end-user partners can be seen as the customer of construction projects, the work also draws from theories of customer-centred approaches. The purpose of this research is to study the experiences of end-user participants in construction projects. The aim is to use empirical insights to develop existing co-working practices from the perspective of end-users. Whilst the main focus is on the planning stages of new construction projects, the analysis also extends to other construction phases. The main research questions are: What kind of experiences do end-user partners have in construction projects? How can co-working practices be further developed, particularly in the planning phase?
The research was conducted using qualitative methods. The data consist of thematic key-informant interviews (N=4) conducted with end-user partners in construction projects within the Lapland wellbeing services county. The data were analysed using inductive content analysis. The analysis consists of classifying the data into wider categories. The analysis yielded three top-level categories: 1) Functionality of the project team and functioning as part of the full team; 2) Resources, preparedness and abilities to participate; 3) Information and guidance.
Results show two main factors related to increased performance in end-user participation in construction projects within the Lapland wellbeing services county. The first factor relates to acknowledging and involving the end-user in the early phases of the project. This includes facilitating the access of end-users to the project team, improving awareness of end-user participation within the project team, increasing knowledge on the roles of different project participants, and ensuring adequate resources. The second factor relates to the involvement of end-users during the full project. This includes providing support for planning-related solutions, successful communication, use of technology, and monitoring of progress. In addition, it is important to improve project operations based on real-time feedback.
This study has produced new information on the experiences of end-users. Based on the empirical analysis, the study proposes suggestions for further improvement in end-user engagement in construction projects within the Lapland wellbeing services county. Going forward, it would be important to monitor improvements in end-user participation in future construction projects. It would be particularly interesting to study concrete implementation and experiences with new practices.
Kun hyvinvointialueella aloitetaan rakennuttamishanke, useimmiten on tarkoituksenmukaista ottaa mukaan hankkeisiin toiminnan asiantuntija eli käyttäjäedustaja. Käyttäjäedustajat ovat tärkeässä roolissa rakennuttamishankkeissa, koska käyttäjätarpeiden laiminlyönti voi tarkoittaa myöhemmin merkittäviä toiminta- tai kustannushaasteita. Näiden riskien välttämiseksi ja toimivien tilaratkaisujen tarjoamiseksi tämän työn toimeksiantaja, Lapin hyvinvointialue, halusi teettää tämän opinnäytetyön. Lapin hyvinvointialue toteuttaa rakennuttamis- ja tilapalveluiden avulla rakennuttamishankkeita.
Käyttäjäedustajien osallistumista rakennuttamishankkeisiin tutkimuksessa selvitettiin rakennushankkeen tyypillisten vaiheiden sekä niissä käytettävien yhteistyökeinojen avulla. Käyttäjäedustajaa voidaan pitää rakennuttamis- ja tilapalveluiden asiakkaana, joten asiakaslähtöisyyteen liittyviä tekijöitä otettiin mukaan tutkimukseen.
Tutkimuksen tarkoitus oli kehittämistä varten selvittää rakennuttamishankkeissa käyttäjäedustajina toimineiden kokemuksia hankkeisiin osallistumisesta. Tavoite oli kehittää saadun aineiston pohjalta rakennuttamishankkeiden yhteistyökäytäntöjä ja toimintamalleja käyttäjäedustajan roolin näkökulmasta. Tutkimuksessa keskityttiin erityisesti suunnitteluvaiheiden aikaisten kokemusten keräämiseen. Tutkimusongelmaksi työlle muodostui: mikä on rakennuttamishankkeiden käyttäjäedustajien kokemusten nykytila ja kuinka yhteistyötä heidän kanssaan voitaisiin kehittää etenkin suunnittelun aikana. Tutkimusongelman taustalla olivat toimeksiantoon sopivat teoreettiset lähtökohdat.
Tutkimus tehtiin laadullisena tutkimuksena ja analysoitiin induktiivisella sisällönanalyysillä. Aineisto kerättiin teemahaastattelulla, jossa Lapin hyvinvointialueelta neljää käyttäjäedustajana ollutta haastateltiin erikseen. Analysoinnissa tutkimusaineisto luokiteltiin ajatuskokonaisuuksista suuremmiksi luokiksi, joiden perusteella pääluokat muodostuivat. Analyysin pääluokat ovat: 1) hankeryhmän toimivuus ja osana toiminen, 2) resurssit, valmiudet ja mahdollisuudet osallistua ja 3) tiedottaminen ja ohjaaminen.
Tulosten perusteella muodostettiin kahdentyyppisiä kehittämisehdotuksia käyttäjäyhteistyön kehittämiseksi Lapin hyvinvointialueen rakennuttamishankkeissa. Ensinnäkin käyttäjäedustajat tulisi huomioida jo heti hankkeen alussa. Näissä kehittämisehdotuksissa korostuvat käyttäjäedustajien helpotettu mukaantulo osaksi hankeryhmää, ymmärryksen lisääminen eri toimijoiden rooleista, tarvittavan resurssin varaamisesta sekä käyttäjäedustajien toiminnan tunnetuksi tekeminen osapuolille. Toiseksi käyttäjäedustajat tulisi ottaa mukaan koko hankkeen aikaisiin tehtäviin. Näihin kehittämisehdotuksiin kuuluivat tuen antaminen suunnitteluun liittyvissä ratkaisuissa, viestinnän onnistuminen, teknologian hyödyntäminen sekä tehtävien etenemisen seuranta ja hankkeenaikaisen palautteen hyödyntäminen.
Opinnäytetyöstä saatiin vastauksia tutkimuksen lähtökohtiin sekä aiheita niin toimeksiantajan kehittämistyöhön kuin jatkotutkimusta varten. Jatkoa varten olisi mielenkiintoista seurata, minkälaisia kehittämiskeinoja Lapin hyvinvointialue on hyödyntänyt, miten niitä on toteutettu sekä minkälaisia kokemuksia niistä on saatu. Lisäksi voisi tutkia syvällisemmin tiettyä osa-aluetta kehittämiskohteista.
Prior research shows that involving an end-user representative in new construction projects can improve project outcomes. End-users have a crucially important role in construction projects. Neglecting the role of end-users can lead to budget overruns as well as in suboptimal design choices for facilities. The current master’s thesis was commissioned by the Lapland wellbeing services county to reduce these risks and to develop functional premises for its operation.
This thesis studies the participation of end-users in construction projects in the Lapland wellbeing services county through the lens of established construction project phases and existing co-working practices. As end-user partners can be seen as the customer of construction projects, the work also draws from theories of customer-centred approaches. The purpose of this research is to study the experiences of end-user participants in construction projects. The aim is to use empirical insights to develop existing co-working practices from the perspective of end-users. Whilst the main focus is on the planning stages of new construction projects, the analysis also extends to other construction phases. The main research questions are: What kind of experiences do end-user partners have in construction projects? How can co-working practices be further developed, particularly in the planning phase?
The research was conducted using qualitative methods. The data consist of thematic key-informant interviews (N=4) conducted with end-user partners in construction projects within the Lapland wellbeing services county. The data were analysed using inductive content analysis. The analysis consists of classifying the data into wider categories. The analysis yielded three top-level categories: 1) Functionality of the project team and functioning as part of the full team; 2) Resources, preparedness and abilities to participate; 3) Information and guidance.
Results show two main factors related to increased performance in end-user participation in construction projects within the Lapland wellbeing services county. The first factor relates to acknowledging and involving the end-user in the early phases of the project. This includes facilitating the access of end-users to the project team, improving awareness of end-user participation within the project team, increasing knowledge on the roles of different project participants, and ensuring adequate resources. The second factor relates to the involvement of end-users during the full project. This includes providing support for planning-related solutions, successful communication, use of technology, and monitoring of progress. In addition, it is important to improve project operations based on real-time feedback.
This study has produced new information on the experiences of end-users. Based on the empirical analysis, the study proposes suggestions for further improvement in end-user engagement in construction projects within the Lapland wellbeing services county. Going forward, it would be important to monitor improvements in end-user participation in future construction projects. It would be particularly interesting to study concrete implementation and experiences with new practices.