Sähköisen huoltokirjan kehittäminen ja käyttöönotto Kuhmon kaupungin tilapalveluiden kiinteistöjohtamisessa

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoitus on tutkia sähköisen huoltokirjan kehittämistä ja käyttöönottoa Kuhmon kaupungin tilapalveluiden kiinteistöjohtamisessa. Nykyään palvelut on tarkoitus siirtää digitaalisille alustoille, koska niiden hyödyntäminen on paikasta ja ajasta riippumatonta. Lisäksi digitaaliset palvelut tehostavat osaltaan toimintaa, koska tiedon välittyminen vastaanottajalle tai digitaaliselle alustalle on nopeaa, joka vaikuttaa sinällään myös toiminnan vasteaikaan palvelua tai tuotetta tarjottaessa. Työn toimeksiantajana on Kuhmon kaupungin tilapalvelut, joka tarjoaa Kuhmossa tiloja sekä niiden ylläpitoa asiakkaan tarpeisiin. Kuhmon kaupungin ja sen konsernin kiinteistökanta muodostuu hyvin erityyppisistä rakennuksista, jotka on rakennettu varsin usein tiettyjen erityistoimintojen ja palvelujen tuottamisen tarpeisiin. Kiinteistöjä on rakennettu pääosin palvelujen tuottamista varten nykyistä laajemmalle väestöpohjalle. Terveet toimitilat ovat perusedellytys useimpien julkisten palvelujen tarkoituksenmukaiselle järjestämiselle. Työn lähtökohtainen tutkimusongelma on se, että tilapalveluiden palvelut ja toiminnot eivät ole kaikilta osin toimivia eri käyttäjäryhmiä ajatellen, joita ovat kiinteistöjen varsinaiset käyttäjät, kiinteistöjen hallinnon henkilöstö ja kiinteistöjen ylläpidon henkilöstö. Tutkimusongelman selvittämiseksi tehdään tutkimus, jotta varsinaiset ongelmakohdat löydetään ja niille esitetään ratkaisuehdotukset. Lisäksi on tarkasteltava kahden eri toimittajan kiinteistöjohtamisen palveluiden ominaisuudet ja esitettävä sopiva vaihtoehto tilapalveluiden toimintaan. Tarkoituksena on kuvata tilapalveluiden toimintamallin kehitysehdotukset, jonka mukaisesti tilapalveluiden toimintaa on järkevää kehittää edellä mainituilla toiminnan osa-alueilla. Kehitysehdotukset pohjautuvat kyselyiden ja haastatteluiden tuloksiin. Lisäksi vertaillaan kaksi eri sähköisen huoltokirjan alustaa huoltokirjan ylläpidolle ja tehdään esitys valittavasta palvelualustasta. Työssä saadaan kyselyiden ja haastattelujen kautta tietoa siitä, millä tavoin vastaavissa kehityshankkeissa on onnistuttu ja mitä toiminnan kehittämisessä on huomioitava. Työn tulosten perusteella voidaan tehdä päätelmiä siitä, jotta millä tavoin toimintaa on järkevää toteuttaa. Organisaation sisäisen kyselyn avulla luodaan kuvaus siitä, jotta millä tasolla nykyinen kiinteistöjen ylläpito ja kiinteistöjohtamisen toiminta on ja mitä kehitettävää siinä on. Erityisesti kyselyissä painotettiin sähköisen huoltokirjan toimintaa ja sen avulla toteutettua kiinteistöjohtamista. Ulkopuolisiin organisaatioihin kohdistettu kysely kuvaa puolestaan sitä, jotta millä tasolla toiminta on ja mitä kehitettävää heillä on organisaatiossa. Opinnäytetyön teoriat ovat peräisin YAMK- opinnäytetöistä, alan kirjallisuudesta ja tieteellisistä julkaisuista sekä väitöskirjoista. Työ perustuu laadulliseen eli kvalitatiiviseen tutkimusotteeseen ja se on induktiivinen prosessi. Työn tulosten analysoinnissa hyödynnetään teemoittelua, koska tutkimuksessa halutaan erityisesti selvittää tietynlaisten aihealueiden yhteneväisyyksiä ja asioita konkreettisesta toiminnasta. Tutkimustyyppi on empiirinen tutkimus.