Turun ammatti-instituutin hankintasopimusten sopimushallinnan ohjeistus : Cloudia Sopimus -järjestelmä
Saunamäki, Tommi (2025)
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2025052716806
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2025052716806
Tiivistelmä
Vuoden 2024 aikana Turun kaupungissa laajennettiin Cloudia Sopimus -järjestelmän käyttö koko kaupunkiorganisaation laajuiseksi, jolloin se otettiin käyttöön myös Turun ammatti-instituutissa. Käyttöönoton myötä oppilaitoksessa tunnistettiin tarve omalle sisäiselle ohjeistukselle käytön tueksi.
Opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää Turun ammatti-instituutin hankintasopimusten sopimushallintaa Cloudia Sopimus -järjestelmässä. Työn lopputuloksena laadittiin hankintatiimin käyttöön selkeä ohjeistus järjestelmän käyttöön sekä Excel-pohjainen seurantatyökalu tukemaan sopimusten hallintaa ja seurantaa.
Kehittämistyössä hyödynnettiin kahta tutkimusotetta: konstruktiivista tutkimusta ja toimintatutkimusta. Osana prosessia järjestettiin oppilaitoksen hankintatiimille kyselytutkimus sekä ohjeistuksen pilotointi. Aineisto kerättiin laadullisin menetelmin ja analysoitiin induktiivisella sisällönanalyysillä, jonka avulla tunnistettiin järjestelmän käytön haasteita ja kehitystarpeita.
Ohjeistus opastaa käyttäjää yksityiskohtaisesti ja vaihe vaiheelta eri toimintojen läpiviemisessä ja yhtenäistää samalla tiimin työskentelytavat. Seurantatyökalu tukee sopimusseurantaa kokoamalla kaikki sopimukset yhteen keskeisillä tiedoilla.
Opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää Turun ammatti-instituutin hankintasopimusten sopimushallintaa Cloudia Sopimus -järjestelmässä. Työn lopputuloksena laadittiin hankintatiimin käyttöön selkeä ohjeistus järjestelmän käyttöön sekä Excel-pohjainen seurantatyökalu tukemaan sopimusten hallintaa ja seurantaa.
Kehittämistyössä hyödynnettiin kahta tutkimusotetta: konstruktiivista tutkimusta ja toimintatutkimusta. Osana prosessia järjestettiin oppilaitoksen hankintatiimille kyselytutkimus sekä ohjeistuksen pilotointi. Aineisto kerättiin laadullisin menetelmin ja analysoitiin induktiivisella sisällönanalyysillä, jonka avulla tunnistettiin järjestelmän käytön haasteita ja kehitystarpeita.
Ohjeistus opastaa käyttäjää yksityiskohtaisesti ja vaihe vaiheelta eri toimintojen läpiviemisessä ja yhtenäistää samalla tiimin työskentelytavat. Seurantatyökalu tukee sopimusseurantaa kokoamalla kaikki sopimukset yhteen keskeisillä tiedoilla.