Myyntivaiheen merkitys projektien onnistumisessa : vastaavia, realistisia ja tarkkoja tarjouksia

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on auttaa vedenkäsittely alalla toimivaa toimeksiantajaa ymmärtämään projektien onnistumiseen vaikuttavia tekijöitä, joita käsittelemällä voidaan vähentää projekteissa ilmeneviä ongelmia. Ongelmia vähentämällä projektien toteutusvaiheesta saataisiin jouhevampia ja projektien kautta tavoiteltavat strategiset tavoitteet olisivat paremmin saavutettavissa. Tavoitteena oli tunnistaa mitkä tekijät projektipäälliköiden kokemuksien mukaan vaikuttavat projektien onnistumiseen ja miten ne vaikuttavat onnistumiseen. Tavoitteena oli myös esittää päätöksenteon ilmiöihin liittyviä kehittämisehdotuksia ongelmakohtiin, jotka aiheuttavat näiden onnistumiseen vaikuttavien tekijöiden puutteellista käsittelyä ja tätä kautta parantaa tulevien projektien onnistumisen mahdollisuutta.

Teoreettisessa viitekehyksessä perehdytään projekteihin liittyvän tutkimuskirjallisuuden osalta projektin arvoon, arvo-odotuksiin ja onnistumisen konsepteihin. Päätöksenteon ilmiöihin liittyvissä teorioissa keskitytään saatavuusheuristiikkaan, optimismiin, yli-itsevarmuuteen ja näiden vaikutusta todennäköisyys arviointeihin. Tutkimuksellisen kehittämistyön tutkimuksellinen osuus toteutettiin laadullisella menetelmällä, jossa aineisto kerättiin puolistrukturoitujen haastatteluiden kautta. Sisällönanalyysi oli aineistolähtöistä, jonka kautta aineisto nosti esille onnistumiseen vaikuttavat tekijät, miten ne onnistumiseen vaikuttavat, sekä ongelmakohtia onnistumiselle. Sisällönanalyysissä hyödynnettiin systeemikartoitusta, jolla visualisoitiin helpommin käsiteltävään muotoon onnistumiseen liittyvää toiminnan logiikkaa.

Tutkimuksen tulokset osoittivat, että myyntivaiheessa tehdyn työn määrällä ja laadulla on suuri merkitys projektin onnistumisessa. Haastatteluiden kautta ilmeni kolme kriittistä prosessia, jotka vaikuttavat projektin onnistumiseen eri näkökulmista. Nämä prosessit ovat ymmärrys tarjouspyynnöstä, ymmärrys toteutuksesta ja tarjouksen tarkkuus. Ongelmakäyttäytymiseksi löydettiin virheellinen tarjousaikaisen työn mitoitus, jonka virheellisyys saattaa johtua myyntitilanteen epävarmuudesta tai liiallisesta nojautumisesta alustavaan näkemykseen siitä, että projektiin liittyvät yksityiskohdat vaikuttavat helpoilta tai riskittömiltä. Ongelmakäyttäytyminen koettiin johtavan siihen, että ajoittain tehdään liian vähäisesti tarjousaikaista työtä. Tällöin nojaudutaan liikaa oman näkemyksen kautta tehtyihin arviointeihin, eikä tietoon. Liian vähäisen tarjousaikaisen työn nähtiin johdattelevan siihen, että projektiin tulee eriäviä näkemyksiä siitä mitä arvoa sillä ollaan tuottamassa ja nämä eriävät näkemykset johtavat monenlaisiin ongelmiin projektin toteutuksessa ja potentiaalisesti vaarantavat projektin kannattavuuden. Tulokset indikoivat, että vähäiseen tarjousaikaiseen työhön liittyy mahdollisesti optimismi ja yli-itsevarmuus, joka vääristää riskinäkemyksiä johtaen siihen, että tarjouksessa arvioidaan asioita oman näkemyksen, eikä varmistamisen kautta.

Kehitysehdotukset liittyivät tiedonlaadun merkitykseen arviointeja tehdessä. Ensisijaisesti arviointia tulisi tehdä paremman tiedon kautta, kuin itsenäisesti tehdyn arvioinnin kautta. Ehdotuksissa painotettiin myös kriittisen ajattelun näkökulmia, jonka avulla pyritään huomaamaan tilanteita, joissa on nojautunut alustavaan näkemykseen asiasta. Ehdotukset rakennettiin sellaisiksi, joissa arviointi kehystyy epäonnistumisiin ja negatiivisiin skenaarioihin optimismin ja yli-itsevarmuuden hillitsemiseksi, sekä realistisemman riskinäkemyksen rakentamiseksi. Viimeiseksi painotettiin myös sitä, että ongelmakäyttäytymiseen voi pyrkiä vaikuttamaan vaikuttamalla niihin tekijöihin, jotka ongelmakäyttäytymiseen johtaa jo myyntivaiheen alkuvaiheessa.