VR-Yhtymän Lähiliikenneyksikön projektinhallinnan kehittäminen

Abstract

Projektinhallinta on keskeinen osa organisaatioiden toimintaa. Onnistuneet projektit auttavat saavuttamaan strategisia tavoitteita, niissä käytetään resursseja tehokkaasti ja aikataulun ja budjetin hallinta on tehokasta. Nykypäivän nopeasti muuttuvassa ympäristössä projektien monimutkaisuus on kasvanut. Esimerkiksi etätyö on muuttanut yritysten työskentelytapoja, ja myös projektinhallinnan käytäntöjen ja työkalujen on muututtava muuttuvan maailman myötä.

Opinnäytetyön tarkoituksena oli tutkia, minkälaiset prosessit ja työkalut tukevat projektipäälliköiden projektinhallintaa. Opinnäytetyön tavoitteena oli luoda opas projektinhallintaan projektipäällikkönä toimiville asiantuntijoille VR-Yhtymän lähiliikenneyksikössä. Sitä varten kerättiin tietoa selvittämällä haastatteluin, minkälaisia toimivia prosesseja ja työkaluja kohdeorganisaatiossa on valmiiksi käytössä, mitkä projektinhallinnan osa-alueet vaativat vielä kehittämistä ja mitä projektipäällikkönä toimineet henkilöt erityisesti kaipaisivat työnsä tueksi. Kehittämistyö tehtiin konstruktiivisen tutkimuksen menetelmällä, jonka lopputuote on opas projektinhallintaan. Konstruktiiviselle tutkimusmenetelmälle ominaista on pyrkiä ratkaisemaan jokin reaalimaailman ongelma ja suunnitella, tuottaa ja testata uusi konstruktio tiiviissä yhteistyössä kohdeorganisaation jäsenten kanssa.

Tietoperustassa kuvataan projektinhallinnan keskeisimpiä aihepiirejä. Projekteja ja projektinhallintaa lähestytään projektin elinkaaren, projekteissa tyypillisesti dokumentoitavien asioiden ja projekteissa käytettävien menetelmien kautta.

Työssä havaittiin, että käytettävät prosessit ja toimintamallit eivät ole täysin vakioituja ja ne vaihtelevat eri projektipäälliköiden kohdalla. Osittain projektipäälliköt käyttävät esimerkiksi samoja mallipohjia, mutta työkaluja ja erilaisia prosesseja on käytössä useita. Projektipäälliköt kokevat, että selkeä, valmis projektimalli tukisi heitä työssään ja projektinhallintaan tarkoitettu selkeä ohjelmisto helpottaisi työn tekemistä ja selkeyttäisi projektien hallintaa. Opas johdattelee käyttäjäänsä läpi projektin elinkaaren eri vaiheiden ja kuvaa syitä sille, miksi dokumentaatio on tärkeää. Sille voi löytyä vaihtoehtoisia käyttötarkoituksia myös esimerkiksi perehdyttämismateriaalina. Tämä opinnäytetyö lisää ymmärrystä käytetyistä työkaluista, tarpeista ja prosesseista. Pitkäjänteistä kehittämistä varten avoimen keskustelun projektipäälliköiden tarpeista ja projektinhallinnan tilasta olisi syytä jatkua.