Johdon assistentin tehtävänkuvan prosessit

Abstract

Tämän opinnäytetyön taustalla on valtionhallinnon organisaation avustavan työn laajempi kehittäminen työn murroksessa. Opinnäytetyön tehtävänä oli selkeyttää ja tehdä näkyväksi johdon assistentin tehtävänkuvan kokonaisuutta kuvaamalla työtehtävät ja niiden sisältämien toimien väliset riippuvuudet prosesseina. Tavoitteena oli lisätä tietoisuutta johdon assistentin työstä sekä parantaa läpinäkyvyyttä siihen, mitä kaikkea johdon assistenttina työskentelevän työtehtävät sisältävät. Toimeksiantajana toimi valtionhallinnon asiantuntijaorganisaatio.

Opinnäytetyön teoreettisessa osuudessa käsiteltiin prosesseihin liittyvää teoriaa, niiden tunnistamista, kuvaamista, hyödyntämistä ja kehittämistä. Laadullisena tiedonkeruumenetelmänä työssä käytettiin monipuolisesti prosesseja käsittelevää lähdekirjallisuutta. Prosesseihin liittyviä teorioita ja kirjallisuuslähteitä yhdistämällä löydettiin yksinkertainen, havainnollinen ja helposti omaksuttava tapa kuvata monimutkaisia kokonaisuuksia.

Tutkimuksen empiirisessä osassa kartoitettiin johdon assistentin tehtävien kokonaisuutta. Opinnäytetyön tutkimusmenetelmänä oli toimintatutkimus ja aineistonkeruumenetelmäksi valittiin osallistuva havainnointi. Havainnoinnin ohella käytettiin tutkimusaineistona toimeksiantajalta saatua kirjallista materiaalia. Osallistuva havainnointi tehtiin työtehtävien suorittamisen yhteydessä, kirjaamalla ylös suoritukseen liittyvät olennaiset tiedot. Tämän jälkeen tunnistettiin työtehtävistä prosessimaisia työkokonaisuuksia. Tehtävänkuvasta ja havainnoinnin yhteydessä kootuista työkokonaisuuksista valittiin määrämuotoisesti toistuvat tehtäväkokonaisuudet, joista muodostettiin tehtäväkohtaiset prosessit. Lisäksi luotiin määrämuotoinen geneerinen yleisprosessi, jota on mahdollista soveltaa satunnaisiin, rakenteeltaan erilaisiin sekalaisiin tehtäviin.

Työtehtävien prosessikuvauksilla mahdollistettiin avustavan työn tuleva toiminnan kehittäminen. Prosesseina kuvatut tehtävät ovat riippuvuuksiltaan selkeitä ja helposti hahmotettavia. Työn lopputuloksena syntyi prosessikuvaukset kuudesta johdon assistentin työtehtävästä, sekä geneerinen yleistason prosessi. Tämän työn pohjalta toimeksiantajalla on jatkossa keinot kehittää prosesseja systemaattisesti, tehokkaasti, objektiivisesti ja tietoon perustuen.

This thesis is based on the broader development of support roles within a government organization during a time of work transformation. The aim of the thesis was to clarify and make visible the overall scope of the executive assistant’s role by describing the tasks and the dependencies as processes. The goal was to increase awareness of the executive assistant’s work and improve transparency regarding the full range of responsibilities involved in the role. The assignment of this thesis was issued by a public administrative organization.

The theoretical part of the thesis addressed process-related theory, including the identification, description, utilization, and development of processes. Versatile source literature on processes was utilized to implement qualitive data collection method. A simple, illustrative and easily understandable way to describe complex entities was developed by combining theories and literature sources.

The empirical part of the study surveyed the entirety of the tasks of an executive assistant. The research method of the thesis was action research and the data collection method chosen was participatory observation. In addition to observation, the written material received from the client was used as research material. Participatory observation was conducted during the implementation of work tasks by recording essential information about the task execution. Subsequently, process-like work entities were identified from the tasks. Recurring and structurally repetitive task sets were identified from the compiled data and selected task sets were formed into task-specific processes. Additionally, a standardized generic high-level process was created which can be applied to miscellaneous and structurally diverse tasks.

The process descriptions of the tasks enable the future development of assistive activities. Tasks described as processes are clearly defined in terms of dependencies and are easy to visualize. As a result of the thesis six processes of executive assistant tasks were created along with a generic high-level process. Based on this thesis, the client now has the means to carry out a knowledge-based development of its processes in a systematic, efficient and objective way.