Ostolaskujen käsittelyn ohjeistuksen kehittäminen työtehtävien ja perehdytyksen tueksi

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli tuottaa selkeä ja käytännönläheinen ohjeistus ostolaskujen käsittelyyn, joka tukee työn sujuvuutta ja toimii uusien työntekijöiden perehdyttämisen apuna. Työ sai alkunsa kohdeyrityksen tarpeesta selkeyttää vaihtelevia käytäntöjä ja vähentää kirjallisen ohjeistuksen puuttumisesta aiheutuvaa epävarmuutta. Kohdeyritys on ammatillinen koulutuskeskus, jonka toimintaan sisältyy sekä arvonlisäverollista että arvonlisäverotonta toimintaa. Tämä lisää käsittelyn monimutkaisuutta, erityisesti arvonlisäverotuksen osalta, ja korostaa selkeiden ohjeiden merkitystä.

Teoreettinen viitekehys rakentui digitaalisen ja älykkään taloushallinnon, ohjelmistorobotiikan ja perehdyttämisen keskeisten käsitteiden ympärille. Tutkimusmenetelmänä käytettiin teemahaastattelua, johon osallistui ostolaskujen parissa työskenteleviä henkilöitä. Haastattelu toteutettiin kasvokkain keskustelumuotoisesti, mikä toi esiin käytännön tarpeita ja kehitysehdotuksia. Valmis ohjeistus testattiin käytännössä ja muokattiin käyttäjäpalautteen perusteella.

Tuloksena syntyi ohjeistus, joka vastaa kohdeyrityksen tarpeisiin ja tukee sekä päivittäistä työskentelyä että perehdytystä. Käyttäjät kokivat ohjeistuksen selkeäksi ja hyödylliseksi. Työ osoittaa, että hyvä ohjeistus vähentää virheitä, tehostaa toimintaa ja tukee tiedon jakamista taloushallinnon jatkuvasti kehittyvässä ympäristössä.