Yhteistyön kehittäminen asiantuntijaorganisaatiossa : case: IKEA Oy Commercial Customer- ja Accounting & Reporting -tiimit

Abstract

Yhteistyö eri toimintojen välillä on elintärkeää. Muuttuvat toimintaympäristöt vaativat yhteistyötä eri funktioiden välillä ja yhteistyön puuttuminen heijastuu heikkona toimintana yksilöinä, sekä yhdessä. Uusiin tilanteisiin tulee sopeutua ja tärkeimmät muutokset, kuten erinäiset tapahtumat toimintaympäristössä tulee dokumentoida jatkuvuuden takaamiseksi.

Opinnäytetyön tavoitteena oli tutkia kohdeyrityksen kahden eri tiimin välistä yhteistyön nykytilannetta ja etsiä parannuskohteet Customer- ja Accounting & Reporting -tiimien välillä. Opinnäytetyö toi kehityskohteita, joiden avulla voidaan parantaa tiimien yhteystyötä ja viestintää, sekä vahvistuksen sille, että tärkeimmät ajankohtaiset muutokset tulee dokumentoitua tulevaisuuden varalta, jotta yhteistyö vastaavissa projekteissa tai muutostilanteissa onnistuu saumattomasti. Toimeksiantajalle luotu dokumentaatio löytyy salaisesta liiteosasta.

Opinnäytetyön toteutusmallina toimi laadullinen tutkimus, johon kerättiin aineistoa keskusteluista asiantuntijoiden välillä. Keskustelut toteutettiin fokusryhmähaastatteluna, jossa oli mukana henkilöt, jotka tekevät yhteistyötä keskenään. Tavoitteena oli tuoda esille avainhenkilöiden havainnoimia kehityskohteita eri teemoihin ja kehittää niihin toimivampia ratkaisuja ja toimintamalleja. Mukana on ollut osallistujia molemmista tiimeistä.

Tutkimuksen tulos oli, että yhteistyö toimi nykyisellään liiketoiminnan jatkamiseksi, mutta kehitettävää löytyi henkilöiden roolien ja vastuiden selkeyttämiseksi ja tiimien väliseen viestintään liittyen. Kehityskohteita löytyi organisaatiossa työskentelevien henkilöiden roolien selkeydessä, kuka tekee mitä, ja siitä, että yksilölliset tehtävät eivät olleet selkeitä. Haasteena oli myös epäselvyys, kehen sinun tulisi olla yhteydessä erinäisissä ongelmatilanteissa. Viestinnän kehityskohteet olivat yhteisten pelisääntöjen sopiminen ja tiimien aikataulujen tiedostaminen. Sen lisäksi kehityskohteeksi lukeutui myös viestinnän kanavien selkeytys ja mihin tarkoitukseen eri kanavia tulisi käyttää. Molempien tiimien tavoite oli saada toimivampi yhteistyö aikaiseksi ja funktiot kannustivat jatkuvaan kehittymiseen.

Collaboration between different operations is vital in our ever-changing environment. Changes in the operational environment require collaboration between different teams within the organization and the lack of collaboration is visible as weak performance as individuals and together as a team. New situations must be adapted to and critical changes in the environment, such as various events, must be documented to ensure business continuity.

The aim of this thesis was to study the current situation of collaboration between two teams in the commissioning company and to find areas for improvement between the Customer and Accounting & Reporting teams. The thesis brought development topics that can be used to improve the teams' internal collaboration and communication. The study also confirmed that the most important current changes must be documented, so that collaboration in similar projects or situations succeeds seamlessly in the future as well. Documented changes are found in a separate confidential appendix.

The thesis was implemented using qualitative research, which collected data from discussions between the experts of both teams. The discussions were carried out as focus group interviews, which included people who collaborate with each other. The goal was to highlight and structure the development targets observed, and to develop better functioning solutions and operating models for the teams to use. Participants from both teams were involved.

The result of the study was that the cooperation currently works at a level to continue the business, but there was room for improvement in terms of clarifying the roles and responsibilities of individuals and in terms of communication that takes place between the teams. Development targets were found in the clarity of the roles of the people working in the organization, who does what, and in individual tasks which were not clear. The goal was to know who you should contact when you encounter an unusual situation. Development targets for communication were agreeing on common rules of communication and being aware of the teams' fixed schedules. In addition, the development target was also to clarify the communication channels and for what purpose the different channels should be used for. The goal of both teams was to achieve more functional cooperation, and the functions encouraged continuous development.