Datan siirto HubSpotiin Frends-integraatiolla

Abstract

Asiakasdatan kerääminen ja käsittely ovat olennainen osa nykypäivän liiketoimintaa, sillä ajantasainen ja laadukas tieto asiakkaista mahdollistaa kohdennetun markkinoinnin, asiakkuuksien hallinnan sekä myyntiprosessien tehostamisen. Digitaalisten kanavien lisääntyessä asiakaskohtaamisten määrä kasvaa, ja samalla syntyy tarve hallita yhä suurempia määriä tietoa keskitetysti ja tehokkaasti. Tietoon perustuva päätöksenteko edellyttää, että asiakasdata on helposti saatavilla, ajantasainen ja hyödynnettävissä eri järjestelmissä.

Yritys X keräsi asiakkaista perustietoja sekä tarkempia tilauskohtaisia tietoja myynti- ja markkinointitapahtumien yhteydessä. Tämä tieto tallentui yrityksen tietokantaan automaattisesti, mutta jäi hyödyntämättä. HubSpotin kaltaiset CRM-järjestelmät mahdollistivat asiakastiedon tehokkaan hyödyntämisen, mutta tiedonsiirto vaati joko paljon manuaalista työtä tai automaattisen prosessin. Tavoitteena oli rakentaa Frends-integraatiotyökalulla automatisoitu tiedonsiirto, joka nouti tarvittavan datan tietokannasta, muunsi sen oikeaan muotoon ja siirsi sen HubSpot-järjestelmään.

Ratkaisu toteutettiin suunnitellusti ja otettiin käyttöön yrityksen tuotantoympäristössä. Frends-prosessin kehitys sisälsi suunnittelun, testauksen ja käyttöönoton aidoilla järjestelmillä ja datalla. Automaattinen tiedonsiirto mahdollisti ajantasaisen asiakasdatan hyödyntämisen suoraan HubSpotissa ilman manuaalista käsittelyä.

Tuloksena saatiin toimiva ja laajennettavissa oleva tiedonsiirtoratkaisu, joka tehosti asiakasdatan hyödyntämistä erityisesti myynnin ja markkinoinnin tarpeisiin. Reaaliaikaisen tiedon saatavuus paransi sisäistä prosessia ja loi pohjan tuleville automaatioille.

Jatkokehitys suuntasi erityisesti datan laajempaan hyödyntämiseen ja uusien automaatioiden rakentamiseen nykyisen ratkaisun pohjalle. Muita jatkokehitys suuntia olivat muun muassa HubSpotin sisäänrakennettujen toimintojen käyttöönotto ja prosessin laajentaminen useampiin tietolähteisiin.

The collection and processing of customer data is an essential part of modern business operations, as up-to-date and high-quality information about customers enables targeted marketing, customer relationship management, and more efficient sales processes. As the number of digital channels increases, the volume of customer interactions also grows, creating a need to manage large amounts of data centrally and efficiently. Data-driven decision-making prerequires customer data to be easily accessible, up-to-date, and usable across different platforms.

Company X collected basic customer information as well as more detailed order-specific data during sales and marketing interactions. This data was automatically stored in the company’s database but was not optimally utilized. CRM systems such as HubSpot enabled efficient use of customer data, but transferring the information required either extensive manual work or an automated process. The objective was to build an auto-mated data transfer process using the Frends integration tool, which retrieved the necessary data from the database, transformed it into the correct format, and transferred it to the HubSpot system.

The solution was implemented as planned and deployed in the company’s production environment. The development of the Frends process included planning, testing, and deployment using real systems and real data. The automated data transfer enabled the use of up-to-date customer information directly in HubSpot without the need for manual handling.

The result was a functional and scalable data transfer solution that enhanced the utilization of customer data, particularly for sales and marketing purposes. The availability of real-time data improved internal processes and laid the foundation for future automations.

Further development was especially focused on broader use of data and building new automations based on the current solution. Other development directions included utilizing HubSpot’s built-in features and expand-ing the process to additional data sources.