Työsuhteen päättymisprosessin kehittäminen osana hyvää työnantajakuvaa

Abstract

Työsuhteen päättyminen on työntekijälle merkittävä vaihe, ja sillä on suuri vaikutus siihen, millaisena hän muistaa työpaikkansa ja kuvailee kokemustaan muille. Hyvin hoidettu päättymisprosessi jättää positiivisen vaikutelman, joka vahvistaa yrityksen työnantajakuvaa.

Opinnäytetyön tarkoituksena oli kehittää työsuhteen päättymisprosessia Kuntien Hetapalvelut Oy:ssä. Tavoitteena oli kartoittaa prosessin nykytila, tunnistaa sen kehittämiskohteet ja luoda työkaluja, jotka tukevat esihenkilöitä prosessin johtamisessa. Lisäksi tavoitteena oli edistää positiivista lähtökokemusta ja vahvistaa yrityksen työnantajakuvaa. Opinnäytetyö toteutettiin konstruktiivisena tutkimuksena ja aineisto kerättiin teemahaastatteluilla, joihin osallistui viisi yrityksen esihenkilöä. Aineisto analysoitiin aineistolähtöisellä sisällönanalyysillä.

Tutkimuksen tulosten perusteella esihenkilöt kokivat työsuhteen päättymisprosessin toimivimmiksi osa-alueiksi hallinnollisten tehtävien sujuvan hoitamisen sekä lähtijöiden huomioimisen ja arvostuksen osoittamisen. Kehittämistarpeet kohdistuivat esihenkilöiden ohjeistuksen parantamiseen ja lähtöhaastattelulomakkeen käyttöönottoon. Esihenkilöiden mukaan työsuhteen päättymisprosessissa oli nähtävissä positiivisia kokemuksia, jotka liittyivät erityisesti työnantajan panostukseen ja ajankäyttöön, lähtöhaastattelun järjestämiseen, yksilölliseen huomiointiin ja myönteiseen ilmapiiriin. Prosessin selkeyden parantaminen nähtiin keinona vahvistaa lähtökokemusta entisestään.

Saatujen tulosten ja aiemman teoriatiedon pohjalta laadittiin esihenkilöille ohjeistus, joka edistää järjestelmällistä työsuhteen päättymistä ja huomioi työntekijäkokemuksen. Lisäksi ohjeistus sisältää lähtöhaastattelulomakkeen, joka mahdollistaa työntekijäkokemukseen liittyvän tiedon systemaattisen keräämisen ja arvioinnin. Kehittämisvaiheessa saadun palautteen perusteella tuotoksia tarkennettiin käytännön tarpeisiin ja ne ovat hyödynnettävissä tulevissa työsuhteen päättymistilanteissa. Liitteenä oleva ohjeistus on salainen ja se on tarkoitettu ainoastaan toimeksiantajan käyttöön.

Kehitetyt ratkaisut edistävät sujuvaa ja johdonmukaista työsuhteen päättymisprosessia, mikä tukee positiivista lähtökokemusta ja vahvistaa yrityksen työnantajakuvaa pitkällä aikavälillä.

The termination of an employment relationship is a significant phase for an employee, and it’s handling greatly affects how they remember their workplace and describe their experience to others. A well-managed offboarding process leaves a positive impression that strengthens the company´s employer brand.

The purpose of the thesis was to develop the offboarding process at Kuntien Hetapalvelut Oy. The goal was to analyze the current state of the process, identify areas for improvement and create tools that support supervisors in managing the process. Additionally, the aim was to promote a positive exit experience and strengthen the company´s employer brand. The thesis was conducted as a constructive study, and data was collected through thematic interviews with five supervisors from the company. The data was analyzed using inductive content analysis.

Based on the results of the study, supervisors perceived the most effective aspects of the offboarding process to be the smooth handling of administrative tasks, as well as acknowledgment and appreciation of departing employees. The areas for development focused on improving supervisor´s guidance and implementing exit interview form. According to supervisors, there were positive experiences in the offboarding process, particularly related to the employer's commitment and time management, the organization of the exit interview, individual consideration, and a positive atmosphere. Improving the clarity of the process was seen to further enhance the exit experience.

Based on the results obtained and previous theoretical knowledge, a guideline was prepared for supervisors that promotes a systematic end of employment while considering the employee experience. Additionally, the guideline includes an exit interview form, which enables systematic collection and evaluation of information related to employee experience. Based on the feedback received during the development phase, the output was refined to meet practical needs and can be utilized in future employment termination situations. The attached guidelines are confidential and intended solely for the use of the commissioning party.

The developed solutions facilitate a smooth and consistent offboarding process, supporting a positive exit experience and strengthening the company´s employer brand in the long term.