Ostotilauksiin perustuvien ostolaskujen käsittelyn prosessin mallinnus ja kehittäminen

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli mallintaa ja kehittää ostotilauksiin perustuvien ostolaskujen käsittelyn prosessia. Toimeksiantajana opinnäytetyölle toimi Monetra Oulu Oy. Tavoitteena oli mallintaa prosessia etenkin automaation toimivuuden näkökulmasta ja löytää syyt tilanteissa, joissa automaatio ei ollut toiminut. Tavoitteena oli myös löytää keinot ratkaista ongelmat ja tehdä kehitysehdotuksia toimeksiantajalle.

Opinnäytetyön tutkimuksen kohteeksi rajattiin Monetra Oulu Oy:n asiakkaan X Sivistys- ja kulttuuripalveihin kuuluva Nuorisopalvelut. Julkiseen sektoriin kuuluva asiakas halusi pysyä nimettömänä, joten opinnäytetyössä käytetään nimityksiä asiakas X, asiakkaan X Sivistys- ja kulttuuripalvelut tai asiakkaan X Nuorisopalvelut.

Tutkimuskysymyksiä oli kolme: Kuinka tilauksellisten ostolaskujen kierrätys- ja käsittelyprosessi toimii tällä hetkellä asiakas X:n prosessissa? Mitkä ovat merkittävimmät syyt siihen, miksi asiakas X:n Nuorisopalveluiden tilaukselliset ostolaskut eivät siirry automaattisesti eteenpäin vaan ne siirtyvät manuaalisesti tarkastettaviksi? Millä tavoin/menetelmillä tilauksellisten ostolaskujen käsittelyn automaatiota voidaan kehittää Monetra Oulu Oy:n asiakkaan X tarpeisiin?

Tietoperustan ensimmäisessä osassa käsiteltiin digitaalista taloushallintoa ja automaatiota. Toisessa osiossa käsiteltiin asiakkaan X Nuorisopalveluiden toimintaympäristöä ja Basware P2P-Purchase -järjestelmää, joka on asiakkaalla käytössä oleva tilaus- ja ostolaskujärjestelmä. Samalla esiteltiin järjestelmän prosessi, julkisen sektorin erityispiirteet, käyttäjien roolit sekä kartoitettiin nykytilanne ja ongelmakohdat. Viitekehys rakentui kirjallisuuden, artikkelien sekä Monetra Oulu Oy:ltä saadun ja asiakas X:n julkisen materiaalin avulla.

Opinnäytetyössä käytettiin laadullisen tutkimuksen menetelmiä: havainnointia, haastatteluja ja Monetra Oulu Oy:n valmiita aineistoja. Haastattelun avulla saatiin kokemuspohjaista tietoa käytännönhaasteista ja kehitysehdotuksia käyttäjiltä. Havainnoista saadut tulokset tukivat haastattelujen tuloksia. Valmiista aineistosta sai käsityksen prosessin toiminnasta ideaalitapauksessa, ja tätä voitiin verrata haastattelujen ja havainnoinnin tuloksiin.

Opinnäytetyön keskeisinä tuloksina muodostui käsitys ostotilauksiin perustuvien ostolaskujen käsittelyn prosessin nykytilasta ja kehitysehdotukset toimeksiantajalle jatkosta. Basware P2P-Puchase -järjestelmän automaatio toimii odotetusti kuten se on määritelty. Kaikki esille nousseet virhetilanteet olivat käyttäjälähtöisiä. Monetra Oulu Oy:tä ja asiakas X:tä suositeltiin yhteistyössä panostamaan käyttäjien ohjeistukseen ja koulutukseen, jotta kyseisen järjestelmän automaation edut saadaan kokonaisvaltaisesti hyötykäyttöön.