Logistiikkakoordinaattorin työssä kehittyminen

Abstract

Päiväkirjamuotoisen opinnäytetyön tavoitteena oli kehittyä logistiikkakoordinaattorin työtehtävissä kansainvälisesti toimivassa yrityksessä X. Työssä pyrittiin tunnistamaan keskeiset haasteet ja kehittämiskohteet erityisesti merilogistiikan näkökulmasta, sekä löytämään käytännön ratkaisuja toimitusketjun hallinnan ja viestinnän parantamiseksi. Sidosryhmiksi valittiin sisäiset sidosryhmät asiakaspalvelu ja tehdaslogistiikka, sekä ulkoisista sidosryhmistä varustamot ja satamaoperaattorit.

Logistiikkakoordinaattorin työ keskittyy operatiiviseen logistiikkaan, jossa korostuvat paineensietokyky, nopea päätöksenteko ja samanaikainen tehtävien hallinta. Työssä käsitellään suuria määriä sähköpostiviestintää, reagoidaan aikakriittisiin tilanteisiin sekä hallitaan konttitilauksia, joiden oikeellisuus vaikuttaa suoraan toimitusten onnistumiseen. Lisäksi koordinaattori toimii linkkinä eri sidosryhmien välillä sekä ylläpitää ja kehittää toimitustietojen näkyvyyttä yrityksen järjestelmissä.

Opinnäytetyö perustui kymmenen viikon mittaiseen päiväkirjaseurantajaksoon, jonka aikana havainnoitiin ja analysoitiin omaa työskentelyä sekä sisäisten ja ulkoisten sidosryhmien kanssa tehtävää yhteistyötä. Menetelminä käytettiin työpäiväkirjaa, dokumentointia sekä kirjallisuuteen perustuvaa teoriaa.

Tarkastelun perusteella todettiin, että useita toimitusketjun haasteita, kuten kuljetuskapasiteetin ylikuormitusta ja toimitusaikojen muutoksia, olisi mahdollista ehkäistä ennakoivilla toimilla. Ennakointia voitaisiin vahvistaa hyödyntämällä järjestelmien tarjoamaa dataa ja ennusteita nykyistä järjestelmällisemmin. Lisäksi tuotiin esiin, että sidosryhmien välistä yhteistyötä tulisi syventää nykyisten palaverikäytäntöjen rinnalle kehitettävillä työpajoilla, joissa voidaan keskittyä prosessien kehittämiseen operatiivisen arjen ulkopuolella. Henkilökohtaisen työssä kehittymisen osalta ymmärrys oman roolin merkityksestä toimitusketjun kokonaisuudessa vahvistui, ja työskentely painottuu nyt aiempaa enemmän ennakointiin ja kokonaisuuden hallintaan.

The aim of this diary-based thesis was to develop professionally in the role of a logistics coordinator at an internationally operating company X. The objective was to identify the main challenges and development areas, particularly from the perspective of maritime logistics, and to find practical solutions for improving supply chain management and communication. The selected stakeholders included internal functions such as customer service and factory logistics, as well as external stakeholders including shipping lines and port operators.

The work of a logistics coordinator focuses on operational logistics, where stress tolerance, quick decision-making, and multitasking are emphasized. The role involves managing large volumes of email communication, responding to time-critical situations, and handling container orders, where data accuracy has a direct impact on delivery success. In addition, the coordinator acts as a link between different stakeholders and maintains as well as develops the visibility of delivery information in the company’s systems.

The thesis was based on a ten-week diary observation period, during which the coordinator’s own work and collaboration with both internal and external stakeholders were systematically monitored and analysed. The methods included a daily work diary, documentation, and literature-based theoretical reflection.

The analysis revealed that several supply chain challenges, such as transport capacity overload and delivery schedule changes, could be mitigated through proactive actions. Forecasting and risk anticipation could be improved by utilizing system-generated data and predictions in a more structured way. It was also suggested that stakeholder collaboration should be deepened beyond current meeting practices by introducing workshop-style development sessions focused on improving logistics processes beyond daily operations. On a personal level, the understanding of one’s role in the broader supply chain context was strengthened, and the coordinator's approach now emphasizes anticipation and holistic process management more than before.