Varahenkilöstön vahvistaminen Sata-alueella : tutkimuksellinen kehittämistyö

Abstract

Sote-alan varahenkilöstön tarkoituksena on tukea yksiköitä äkillisissä ja pitkäaikaisissa henkilöstöpuutoksissa. Vakinaisen varahenkilöstön määrän lisääminen vähentää määräaikaisuuksien ketjuttamista sekä yli- ja lisätöiden ja hälytystöiden tarvetta. Tämä tukee sekä esihenkilöiden että työntekijöiden työhyvinvointia sekä asiakas- ja potilasturvallisuutta. Pitkällä aikavälillä saadaan aikaan myös säästöjä.

Opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää Sata-alueen varahenkilöjärjestelmää siten, että henkilöstöresurssien sijoittelu ja esihenkilörakenne tukevat tehokasta ja joustavaa työvoiman käyttöä. Tavoitteena oli varmistaa, että varahenkilöstön osaaminen on oikeassa paikassa oikeaan aikaan.

Opinnäytetyön tarkoituksena oli uudelleen mallintaa varahenkilöjärjestelmä vuoteen 2026 mennessä ja mahdollistaa varahenkilöiden laajempi käyttö Sata-alueella. Ensimmäisessä vaiheessa kartoitettiin varahenkilöstön käytön nykytila Sata-alueella. Opinnäytetyössä sovellettiin palvelumuotoilun menetelmiä ja toisessa vaiheessa kerättiin tietoa varahenkilöstömalleista benchmarking-menetelmän avulla viideltä hyvinvointialueelta. Opinnäytetyön lopputuloksena syntyi ehdotus keskitetystä varahenkilöstön toimintamallista. Varahenkilöstö jaetaan maantieteellisen sijainnin tai sen perusteella, missä varahenkilöiden osaaminen vastaa parhaiten eri alueiden tai yksiköiden tarpeita. Toimintamalli yhdenmukaistaa toimintaa ja parantaa läpinäkyvyyttä Sata-alueella.

Tulosten perusteella keskitetty toimintamalli tukee henkilöstön saatavuutta, työhyvinvointia ja resurssien oikeudenmukaista jakautumista. Pilotointi Rauman alueella esitetään opinnäytetyöntekijän ehdotuksena kehittämistyön jatkotoimiksi.

The purpose of substitute personnel in the social and health care sector is to support units during sudden and long-term staff shortages. Increasing the number of permanent substitute employees reduces the chaining of fixed-term contracts as well as the need for overtime, additional shifts, and on-call work. This supports the well-being of both supervisors and employees, as well as client and patient safety. In the long term, cost savings are also achieved.

The aim of this thesis was to develop the substitute staffing system in the Sata region so that the allocation of personnel resources and the supervisory structure support efficient and flexible workforce utilization. The goal was to ensure that the substitute staff's skills are in the right place at the right time.

The purpose of the thesis was to redesign the substitute staffing system by 2026 and to enable broader use of substitute personnel across the Sata region. In the first phase, the current state of substitute staffing in the region was examined.

The thesis applied service design methods and, in the second phase, gathered information on substitute staffing models using benchmarking from five wellbeing services counties. The outcome of the thesis was a proposal for a centralized substitute personnel operating model. Substitute staff are allocated based on geographical location or where their skills best meet the needs of different areas or units. The operating model standardizes practices and improves transparency within the Sata region.

Based on the results, the centralized operating model supports staff availability, well-being, and the fair distribution of resources. A pilot implementation in the Rauma area is proposed by the thesis author as a follow-up measure for further development.