Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto ja käytön tehostaminen: Scanfil Oü

Abstract

Opinnäytetyön aiheena ovat toiminnanohjausjärjestelmät , järjestelmien käyttöönotto sekä käyttön tehostaminen. Kohdeyrityksenä oli Scanfil oli konsernin Viron tytäryhtiö Scanfil Oü.

Järjestelmän käyttöönotossa ja tehokkaassa käytössä on monia haasteita. Tehokas käyttö ja käyttöönotto edellyttävät oppimista sekä toimintatapojen muuttamista. Koulutus, valmennus ja seuranta ovat tärkeitä toimenpiteitä. Käyttöönoton epäonnistumiseen voivat johtaa monet tekijät, kuten epärealistiset odotukset ja muutosvastarinta.

Sekä organisaation- että yksilön oppiminen ovat edellytyksenä kehitysprojektin etenemisen kannalta. Oppiva organisaatio kykenee itsenäisesti jatkamaan toimintojensa kehittämistä myös tulevaisuudessa.

Tutkimusmenetelmänä käytettiin toimintatutkimusta, joka perustuu siihen, että tutkija on aktiivisesti mukana prosesseissa kehittämässä niitä yhdessä tutkittavan organisaation kanssa. Tietovirtojen analysoinnissa käytettiin apuna lävistäjämatriisia. Projektin tavoitteena oli kehittää toimintoja tilaustoimitus ketjuun liittyen.

Kehitysprojekti eteni ongelmien havaitsemisen ja tavoitteiden asettamisen kautta käytännön toimenpiteisiin. Toimintoja ohjeistettiin ja vastuita määriteltiin. Järjestelmässä olevan tiedon tarkkuutta ja laatua parannettiin. Järjestelmään syötettävälle tiedolle luotiin määritykset. Tämä paransi järjestelmässä olevan tiedon loogisuutta ja mahdollisti tehokkaan raportoinnin.

Haasteina projektin onnistumisen kannatta olivat mm. kulttuurierot ja organisaatiorakenteen muotoutuminen projektin aikana. Toimintoja kehitettiin ja järjestelmän käytön tasoa nostettiin. Kehitystyö jatkuu edelleen kohdeyrityksessä. Järjestelmän käyttöön liittyen on järjestetty konsernitasoinen tuki.

Opinnäytetyön työosa on salainen.

The subject of this thesis was introduction and development of the ERP-systems. The system was implemented in Scanfil Oü.

The implementation and efficient use of the ERP-systems have several challenges. Efficient implementation requires learning the system and new ways to work. Education, training and monitoring are important actions to reach the best results. Unrealistic expectations and opposition against changes could be the reason for a failure in the implementation.

The requirements for the development process are organizational and individual learning. A learning organization is capable of continuing the development of the operations in the future.

Activity analysis was the research method used. The analysis was based on the active participation of the researcher. The information flows have been analysed with the help of a diagonal matrix. The purpose of this project was to develop the process in the order-delivery chain.

The developing project proceeded by noticing the problems and then placing the focus on actions in practice. Instructions were created and responsibilities were defined. This improved the quality of the information in the system. Definitions were created for the input information. This improved the quality of the information and efficient reporting was enabled.

The challenges in the project were the differences between cultures and the organizational structure. During the project operations were developed and the level of system use was improved. System development is ongoing in the Estonian plant. Now group level support for the issues concerning the system use has also been arranged.

The practical part of this thesis is classified information.