Kiinteistöyhtiön asiakirjahallinta

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää kotimaisen kiinteistösijoitusrahaston omistamien kiinteistöyhtiöiden asiakirjahallintaa vastaamaan paremmin organisaation toiminnallisia, juridisia ja käyttäjälähtöisiä tarpeita. Kiinteistöliiketoiminta on asiakirjariippuvaista mutta dokumentaatio hallinta on usein hajautunutta ja jäsentymätöntä, mikä heikentää tiedon löydettävyyttä, luotettavuutta ja tietoturvaa.

Tehtävänä oli suunnitella ja toteuttaa asiakirjahallinnan strategia, joka mahdollistaa asiakirjojen luotettavan säilyttämisen, tehokkaan käytettävyyden ja tietosuojan toteutumisen. Lopputuloksena oli neljästä osa-alueesta, hallinnan periaatteista, säilytysaikojen ja -paikkojen luettelosta, arkistojen suunnitelluista rakenteista, sekä käyttäjien toimintaohjeista koostuva arkistonmuodostussuunnitelma, jolla vastataan tunnistettuihin asiakirjahallinnan haasteisiin. Kehittämisestä hyötyvät erityisesti kiinteistöliiketoiminnan, hallinnon ja asiakirjahallinnon parissa työskentelevät henkilöt.

Tietoperustana oli asiakirjahallinnan teoriaa, kuten elinkaaren jatkumomalli, sekä asiakirjahallintoon ja kiinteistöyhtiöiden toimintaan liittyvää lainsäädäntöä. Kehitysosuudessa sovellettiin kahdeksanportaista asiakirjahallinnon järjestelmien kehitykseen luotua Designing and Implementing Recordkeeping Systems -menetelmää (DIRKS), jota täydennettiin palvelumuotoilun työkaluilla, kuten aivoriihimenetelmillä, rautalankamalleilla ja prototypioinnilla.

Työn keskeisinä tuloksina syntyivät asiakirjahallinnan strategia, uudistettu sähköinen arkistorakenne ja arkistonmuodostussuunnitelma. Tulokset paransivat asiakirjojen löydettävyyttä ja arkistojen käytettävyyttä, sekä paransivat tietosuojasäädösten alaisten asiakirjojen käsittelyä. Työn luotettavuutta tukee monipuolinen aineistonkeruu, osallistavat menetelmät ja ajantasainen teoriapohja. Tulokset ovat sovellettavissa muihin kiinteistöalan organisaatioihin, joissa asiakirjojen säilytys on hajautunutta ja hallinta kaipaa struktuuria. Kehityksen seuraavina askelina voisivat olla metatietojen hyödyntämisen tutkiminen, sekä järjestelmien automatisoinnin ja tekoälyn hyödyntäminen asiakirjahallinnan tehostamiseksi edelleen.

The focus of the thesis was to develop the records management of real estate companies owned by a Finnish real estate investment fund, aiming to better meet the functional, legal and user-oriented needs of the organization. Real estate business is heavly dependent on documentation, yet records management is often fragmented and unstructured, weakening the findability, reliability and security of information.

The objective was to to design and implement a records management strategy that ensures reliable preservation of documents, efficient usability and compliance with data protection requirements. The outcome was a recorss management plan consisting of four areas: management principles, a list of storage times and locations, archive structures and user guidelines. The development benefits especially those working in the real estate business, administration and document management in particular.

The thesis was based on records management theory, such as the life cycle continuum model, and legislation related to records management and the operations of real estate companies. The development process applied the eight-step Designing and Implementing Recordkeeping Systems -method (DIRKS) created for the development of records management systems. The method was complemented by service design tools such as brainstorming, wireframing and prototyping.

Key results included a records management strategy, a redesigned digital archive structure and a records management plan. The results improved the findability of documents, usability of the archives and the processing of documents subject to data protection regulations.

The reliability of the work is supported by versatile data collection, participatory methods and an up-to-date theoretical basis. The results are applicable to other real estate organizations where document storage is decentralized and management requires structure. The future steps could include exploring the utilization of metadata, system automation and the possibilities of artificial intelligence to further improve the records management.