Kelan videotuotantoprosessin ja -viestinnän kehittäminen

Abstract

Tämän opinnäytetyön kohteena oli eduskunnan valvonnassa oleva itsenäinen sosiaaliturvalaitos Kela. Työn tarkoituksena oli kartoittaa Kelan videotuotantoprosessin ja sisäisen videoviestinnän tämänhetkiset tasot eli nykytilat, tunnistaa niiden vahvuudet ja kehittämiskohteet sekä selvittää Microsoft 365 -pilvipalvelun sovellusten hyödyntämismahdollisuudet niissä. Tavoitteena oli luoda konkreettinen kuvaus uudesta videotuotantoprosessin toimintamallista ja kehittämissuunnitelma, jotka jatkossa auttavat Kelaa kehittämään ja optimoimaan videotuotantoprosessia sekä sisäistä videoviestintää. Opinnäytetyön varsinainen tutkimusongelma oli siis selvittää, miten Microsoft 365 -pilvipalvelun sovelluksia voidaan hyödyntää Kelan videotuotannossa ja sisäisessä videoviestinnässä.

Tutkimuksen teoreettisina lähtökohtina olivat neljä keskeisestä aihekokonaisuutta: viestintä, videotuotanto, digitaalinen työympäristö ja oppiva organisaatio. Jokainen aihekokonaisuus rakentuu tarkentavista osa-alueista, joiden avulla on pyritty avaamaan keskeisiä käsitteitä, ilmiöitä ja näkökulmia. Tutkimus toteutettiin monimenetelmällisenä tapaustutkimuksena. Käytännön aineistonkeruussa ja kehittämistyössä hyödynnettiin dokumentteja, kyselyä ja työpajatyöskentelyä. Työpajassa ideointimenetelmänä oli aivoriihi, jossa yhdistettiin lähestymistavaksi brainwriting ja electronic brainstorming. Edellä mainittujen analyyseilla pyrittiin saamaan selville, millaisia tarpeita ja haasteita Kelan sisäisten videoiden katselijoilla ja videotuotannossa toimivilla henkilöillä on sekä, miten Microsoft 365 -pilvipalvelun tarjoamat sovellukset voivat tukea tehokkaampaa ja vaikuttavampaa videotuotantoa ja sisäistä videoviestintää.

Tulosten perusteella voidaan sanoa, että Kelan videotuotannon ja sisäisen videoviestinnän kehittämistarve on ilmeinen. Videoilla on jo vakiintunut ja merkittävä asema, mutta useat havaitut haasteet rajoittavat niiden vaikuttavuutta. Kelan videotuotannon kehittämisessä olennaista on yhdistää prosessin selkeyttäminen, teknologisten ratkaisujen systemaattinen hyödyntäminen ja käyttäjien tarpeisiin vastaaminen. Kelan uusi videotuotantoprosessin toimintamalli ja sisäisen videoviestinnän kehittämissuunnitelma perustuvat opinnäytetyön tuloksiin ja niiden pohjalta laadittuihin kehittämistoimenpiteisiin: videosisältöjen optimointiin, videotuotannon siirtoon Microsoft 365 -pilvipalvelun ympäristöön, viestintäkampanjan toteuttamiseen, löydettävyyden parantamiseen, videotuotantoprosessiin Clipchampin integrointiin sekä osaamisen vahvistamiseen ja tuen tarjontaan.

Opinnäytetyössä saatiin aikaan kokonaisuus, jonka avulla Kelan videotuotantoa voidaan kehittää järjestelmällisesti. Uusi videotuotantoprosessin toimintamalli auttaa Kelaa tuottamaan videoita nopeammin, laadukkaammin ja kustannustehokkaammin. Sen lisäksi Kelan sisäisen videoviestinnän kehittämissuunnitelman avulla voidaan edistää tehokkaampaa, laadukkaampaa ja käyttäjälähtöisempää videoviestintää, joka tukee sisäistä viestintää, tiedonvälitystä, oppimista ja yhteisöllisyyttä. Microsoft 365 -pilvipalvelun sovellusten tehokkaampi hyödyntäminen vähentää henkilöstön manuaalista työtä ja helpottaa yhteistyötä.