Sisäinen viestintä tiimien välillä – Tiedonkulun kehittäminen toimeksiantajayrityksessä

Abstract

Opinnäytetyössä selvitettiin toimeksiantajayrityksen sisäisen viestinnän nykytila sekä esihenkilöiden että työntekijöiden näkökulmasta. Tavoitteena oli löytää keinoja, joilla tiimien välistä viestintää voitaisiin kehittää ja varmistaa, että tieto kulkee oikeille henkilöille oikeaan aikaan. Aihe nousi käytännön tarpeesta, sillä toimeksiantajayrityksessä viestinnän merkitys on keskeinen, mutta yhtenäiset toimintatavat ovat puuttuneet ja tiedonkulussa on ilmennyt katkoksia.

Tutkimus toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena. Aineisto kerättiin haastattelemalla seitsemää esihenkilöä puolistrukturoiduin teemahaastatteluin sekä toteuttamalla nimettömänä kysely koko muulle henkilöstölle. Tutkimuksessa tarkasteltiin hyvän sisäisen viestinnän piirteitä, sen yleisimpiä haasteita sekä esihenkilöiden roolia viestinnän onnistumisessa. Lisäksi arvioitiin viestinnän tukena käytettäviä työkaluja ja prosesseja.

Tuloksissa havaittiin, että viestinnässä on sekä vahvuuksia että kehittämistarpeita. Vahvuuksina nousivat esille muun muassa Teamsin käyttö, koko henkilöstön aamupalaverit ja matalan kynnyksen suullinen viestintä. Haasteet liittyivät tiedon hajanaisuuteen, epäselviin käytäntöihin ja siihen, ettei tieto aina tavoita oikeita henkilöitä ajoissa. Kehittämistarpeiksi tunnistettiin erityisesti selkeät viestintäkäytännöt ja kanavien roolitus, tiedon keskittäminen yhteen paikkaan, työtehtävien ja vastuiden näkyväksi tekeminen, palaverikäytäntöjen kehittäminen sekä viestintäkulttuurin vahvistaminen. Opinnäytetyön tuloksina luotiin viisi konkreettista tiimien välisen sisäisen viestinnän kehitysehdotusta organisaatiolle perustuen kyselyyn ja haastatteluihin.

Johtopäätöksenä todettiin, että sisäisen viestinnän parantaminen edellyttää sekä rakenteellisia ratkaisuja että avoimemman viestintäkulttuurin vahvistamista. Kehittämisen alkuvaiheessa tulisi keskittyä peruskäytäntöjen selkeyttämiseen ja dokumentoinnin lisäämiseen, jotta viestinnästä muodostuu johdonmukaisempaa ja koko organisaatiota palvelevaa ja sitä voidaan kehittää jatkossa vielä toimivammaksi.