Outlookin hyödyntäminen yrityksessä : case Beamex

Abstract

Hyvän kilpailukyvyn ylläpitämiseksi yritysten toimintojen kehittäminen ja tehosta­minen ovat yhä välttämättömämpiä. Tietojärjestelmissä ja viestiyhteyksissä tapah­tunut kehitys mahdollistaa, että työntekijällä on pääsy tarvittavaan tietoon aikaan ja paikkaan katsomatta. Teknisten ratkaisujen ja ominaisuuksien lisäksi tehokkaa­seen toimintaan tarvitaan myös yhtenäiset toimintatavat.

Tämän työn tarkoituksena oli selvittää yrityksen uudesta viestijärjestelmästä joh­tuneet toimintatapamuutokset ja niiden vaikutukset työhön. Tarkoituksena oli li­säksi myös selvittää järjestelmän tuomat mahdollisuudet yrityksessä tarvittavien toimintojen tehostamiseksi.

Teknisistä ratkaisuista aiheutuneisiin toimintatapamuutoksiin yritettiin löytää mah­dollisimman suoraviivainen tapa, joka palvelisi yrityksen tarpeita sekä olisi ollut käyttäjille helposti omaksuttava. Käyttäjäkyselyllä haluttiin selvittää ne asiat, joihin olisi jatkossa syytä panostaa sekä saada kokonaiskuva siitä kuinka paljon tapah­tuneet muutokset vaikuttivat työhön.

Suurimmalle osalle käyttäjistä järjestelmä ei aiheutunut isoja muutoksia toiminta­tapoihin. Eri toimintojen tehostamiseksi järjestelmä ei tarjonnut suoraan valmiita ratkaisuja, vaan niiden tehostamiseksi tarvittiin sovelluskehitystä. Monissa tapa­uksissa jo olemassa oleva erillinen systeemi todettiin riittäväksi.

To be able to support competitivity for the company, it is increasingly important to develop and activate its operations. The development of information and commu­nication systems enables employees to get access to the required data all the time. Beside the technical solutions and capacity effective, operation requires in­tegral procedures. This final year project was commissioned by Oy Beamex Ab, which is a leading worldwide provider of calibration solutions and has representa­tion in over 60 countries.

The aim of the final year project was to investigate what kind of changes in the procedures caused by a new e-mail system. The aim was also to study what kind of changes this new system brought along to the employees' work. Another aim was to find out the possibilities to make more effective whatever operations by the system.

To change the procedures, a new way was sought, which should serve the needs of company and would be easy to learn. A user survey was utilised to find out about which issues should get more focus in the future and to get a general im­pression of how much the changes affected their daily work.

For most users the new system did not cause any major changes in their work practices. The system did not offer a complete solution to achieve more effective operations. ln many cases the current system was established well enough.