Johtamisviestintä Lounais-Suomen poliisilaitoksella

Abstract

Johtamisviestintä liittyy kiinteästi johtamistyöhön, sillä viestintä on tapa suostutella ja edistää yhteistä tekemistä. Tieteellisesti tarkasteltuna viestinnällä on kaksi näkökulmaa, selittäminen ja ymmärtäminen. Kun organisaation yhteistä todellisuutta luodaan ja muokataan, on viestinnällä monine keinoineen siinä merkittävä rooli. On muistettava, että johtamisviestintä on koko organisaation yhteinen asia.

Nyky-yhteiskunnassa viestinnän merkitys on korostunut. Sen tulisi olla sujuvaa ja luotettavaa, sen tulisi olla oikea-aikaista ja sillä pitäisi saavuttaa oikeat vastaanottajat. Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, miten johtamisviestinnän nykytila koetaan lähijohtotason näkökulmista Lounais-Suomen poliisilaitoksella. Samalla tavoitteena oli luoda konkreettisia kehittämisehdotuksia havaittujen haasteiden ylittämiseksi.

Opinnäytetyön toimeksiantajana oli Lounais-Suomen poliisilaitos, joka toimii yhtenä Suomen poliisiyksiköistä toiminta-alueinaan Varsinais-Suomi ja Satakunta. Opinnäytetyön tutkimusote on laadullinen ja siinä tutkitaan poliisiyksikön johtamisviestinnän nykytilaa haasteineen. Tutkimuskysymykset liittyivät lähijohtajien näkemyksiin johtamisviestinnästä ja sen kehittämiseen liittyvistä tarpeista.

Opinnäytetyössä kuvataan teoriapohjan, haastatteluiden, analyysin ja työpajatyöskentelyn avulla asiasta entuudestaan tiedetty relevantti tieto sekä tutkimustulokset ja kehittämisehdotukset. Opinnäytetyössä kuvataan mitä johtaminen työnä on ja mitä erityispiirteitä johtamiseen julkisella sektorilla sisältyy. Lisäksi johtamisviestintään liittyen on tarkasteltu viestinnän keinoja ja kanavia niin sisäisen kuin ulkoisenkin viestinnän näkökulmista. Myös strateginen viestintä on huomioitu sen liittyessä merkittävästi organisaation tulevaisuusvisioon ja tavoitteisiin.

Opinnäytetyössä käytettiin tapaustutkimusmenetelmiä ja tutkimusote oli laadullinen. Rajausta tehtiin tutkimalla aihetta lähijohtotason näkökulmista siten, että haastateltavat toimivat tai olivat toimineet ryhmänjohtajina tai vararyhmänjohtajina. Tutkimusmenetelminä hyödynnettiin yksilöhaastatteluita ja sisällönanalyysia (teemoittelu). Kehittämismenetelmä käytettiin työpajatyöskentelyä, jossa sovellettiin aivoriihityöskentelytapaa.

Lopputuloksena syntyi tiekarttatuote, johon voitiin visuaalisesti ja lyhyesti kuvata havaitut kehittämisehdotukset organisaation myöhempään käyttöön. Esille nousseista teemoista merkityksellisimmät olivat johtamisviestintään liittyvän koulutuksen ja perehdytyksen puutteet, johtamisviestintään panostamatta jättäminen sekä päällystötason henkilöstön näkymättömyys.

Jos aihetta halutaan myöhemmin tutkia lisää, niin samankaltaisen tutkimusosion voisi suorittaa jossakin toisessa poliisiyksikössä tai muussa valtion virastossa. Tutkimusosion voisi myös toistaa osallistamalla siihen päällystön edustajia. Myös kvantitatiivisten menetelmien lisääminen opinnäytetyöhön voisi tuoda laajempaa näkemystä kokonaisuuteen.

Leadership communication is closely linked to leadership work, since communication is a way to persuade and promote joint action. From a scientific perspective, communication has two aspects: explanation and understanding. When creating and shaping the organization’s shared reality, communication plays a significant role with its many means. It should be remembered that leadership communication is a matter for the entire organization.

In today’s society, the importance of communication has been emphasized. It should be smooth and reliable, timely, and reach the right recipients. The objective of this thesis was to clarify how management communication is perceived at the frontline management level at the Southwestern Finland Police Department (Lounais-Suomen poliisilaitos). At the same time, the aim was to create concrete development proposals to overcome the observed challenges.

The client for the thesis was the Southwestern Finland Police Department, which operates as one of Finland’s police units, with the area of operation in Varsinais-Suomi (Southwest Finland) and Satakunta. The research approach of the thesis is qualitative, examining the current state of leadership communication within the police unit and its challenges. The research questions related to frontline managers’ views on leadership communication and the needs for its development.

The thesis describes, through theoretical grounding, interviews, analysis, and workshop work, the relevant knowledge already known as well as the research results and development proposals. It explains what leadership as a job entails and what special features public sector leadership contains. Additionally, regarding leadership communication, the study examines communication means and channels from both internal and external communication perspectives. Strategic communication is also considered in relation to its important connection to the organization’s future vision and goals.

The study used case study methods and a qualitative research approach. The scope was narrowed to frontline management by examining the topic from their perspective, i.e., interviewing former and current group leaders or assistant group leaders. The methods included individual interviews and content analysis (thematic analysis). The development method employed workshop activities using a brainstorming approach.

The outcome was a roadmap that could be visualized concisely for later use by the organization. The most meaningful themes that emerged were the lack of training and orientation related to leadership communication, not investigating in to invest in leadership communication, and the invisibility of staff at supervisory levels.

If the topic is to be studied further later, a similar study could be conducted in another police unit or in another government agency. The study could also be repeated by involving supervisory representatives. Adding quantitative methods could also provide a broader view of the overall picture.