Projektin johtaminen ja tapahtumasarjan järjestäminen, Case: Lopen kesätorit​

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää toimintamalli Lopen kesätoritapahtumasarjan suunnitteluun ja toteutukseen. Työn tarkoituksena oli tuottaa käytännönläheisiä ohjeita tapahtumaprojektin johtamiseen, joista hyötyvät toimeksiantaja Lopen kunta sekä muut tapahtumajärjestäjät. Kesätorit ovat kunnan kulttuuritoimen järjestämä tapahtumasarja, jonka tavoitteena on lisätä yhteisöllisyyttä ja tarjota kulttuurielämyksiä.

Kehittämistehtävänä oli selvittää, miten tapahtumaprojekti voidaan toteuttaa onnistuneesti projektinhallinnan näkökulmasta. Työssä tarkasteltiin projektin eri vaiheita ja tapahtumien erityispiirteitä sekä tunnistettiin keskeiset tekijät, jotka vaikuttavat tapahtuman onnistumiseen.

Tietoperusta muodostui projektinhallinnan ja tapahtumajohtamisen kirjallisuudesta sekä alan oppaista. Viitekehys painottui projektin elinkaareen, riskienhallintaan, viestintään ja työnjakoon tapahtumien järjestämisessä.

Menetelmällisenä ratkaisuna käytettiin kyselyä, joka toteutettiin Lopen kesätorin kävijöille. Kyselyn avulla kerättiin palautetta tapahtuman onnistumisesta, kehityskohteista ja kävijöiden kokemuksista.

Tulosten perusteella onnistuneen tapahtumaprojektin edellytyksiä ovat selkeä suunnittelu, toimiva viestintä, riittävät resurssit ja yhteistyö eri toimijoiden välillä. Kysely osoitti, että tapahtuma koettiin pääosin positiivisesti, mutta kehittämistarpeita löytyi erityisesti markkinoinnin ja ohjelmasisällön monipuolistamisessa.

Johtopäätöksenä voidaan todeta, että tapahtumaprojektin onnistuminen edellyttää systemaattista projektinhallintaa ja jatkuvaa arviointia. Kehittämisehdotuksina esitetään markkinointiviestinnän vahvistamista, ohjelman monipuolistamista ja palautteen hyödyntämistä tulevien tapahtumien suunnittelussa.​