Perehdyttämisen kehittäminen oikeusmuotoilun keinoin

Abstract

Opinnäytetyössä toteutetun kehittämistyön tavoitteena oli luoda Itä-Uudenmaan poliisilaitoksen Sihteeripalvelut-tiimille perehdytyssuunnitelma ja -opas, joiden tarkoituksena on parantaa perehdytyksen laadukkuutta. Kehittämistyössä tutkittiin, millainen perehdytysprosessi on tällä hetkellä, mitä hyvää ja huonoa siinä on, mitä puutteita perehdytyssuunnitelma ja -opas voivat ratkaista sekä miten perehdytyssuunnitelma ja -opas voidaan muotoilla niin, että se palvelee organisaatiota, perehdyttäjää sekä perehdytettävää. Työn tarkoituksena oli siis löytää perehdytyksen puutteet sekä selvittää miten puutteet saisi korjattua perehdytyssuunnitelman ja -oppaan avulla.

Kehittämistyön teoreettinen viitekehys (teoriapaketti) muodostuu perehdytyksen lainsäädännöstä, yleisestä perehdytyksen teoriasta sekä teoriasta perehdytysoppaan ja -suunnitelman käyttämisestä työkaluna perehdytyksessä. Tutkimus toteutettiin monimenetelmällisen tutkimuksen keinoin. Kehittämistyön pääasiallisena tiedonkeruumenetelmänä toimi palvelumuotoilun eri menetelmät, kuten kyselylomakkeet, neuvottelut sekä prototypointi.

Kehittämistyöstä saaduista tuloksista kävi ilmi, että perehdytysprosessiin tällaisenaan ei olla tyytyväisiä. Suurin osa vastaajista koki, että perehdytyssuunnitelma ja varsinkin perehdytysopas tulisi ratkaisemaan monta nykyisen perehdytysprosessin ongelmaa. Vastaajat katsoivatkin, että perehdytysopas tulee olemaan avainasemassa perehdytyksen laadun parantamisessa sen tiedon välittämisen mahdollisuuksien ansiosta. Kun perehdytysoppaasta tehdään mahdollisimman tarkka, niin opasta pystyvät käyttävät hyödykseen koko tiimi. Kehittämistyön perusteella voitiinkin päätellä, että tiimin jäsenet ovat valmiita panostamaan perehdytysprosessiin ja heillä on aito halu vaikuttaa, jotta perehdytyksen laatua saadaan parannettua.

Kehittämistyön tuloksena luotiin nimenomaan Sihteeripalvelut-tiimin tarpeisiin luodut perehdytyssuunnitelma ja -opas. Perehdytyssuunnitelma ja -opas muotoiltiin vastaamaan tiimin tarpeita sekä niiden muotoilussa otettiin huomioon myös tiimin jäsenten mieltymykset. Lisäksi perehdytysoppaaseen lisättiin teoriapohjaisia vinkkejä, miten perehdytysprosessissa esiin nousseet muut ongelmat voidaan ratkaista, joita perehdytyssuunnitelma ja -opas eivät muutoin voineet itsenäisesti ratkaista.

Perehdytys on organisaation kallein mutta myös haastavin toimenpide. Ja kun kyseessä on organisaatio, jonka jokainen toiminta perustuu lakiin, niin perehdytyksen merkitys työntekijän työssä onnistumiselle on äärimmäisen tärkeää. Perehdytysprosessin tuleekin olla suunnitelmallista ja ohjeiden laatiminen kirjalliseen muotoon helpottaa niin perehdyttäjää kuin perehdytettävää. Panostamalla perehdytyksen kehittämiseen organisaatio pystyy varmistamaan työntekijöiden sitoutumisen organisaatioon sekä parantamaan omaa työnantajakuvaansa.