HR-järjestelmän vaihdon vaikutukset : case yritys X

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli tuottaa tietoa toimeksiantajana toimivalle yritykselle HR-järjestelmän vaihdon vaikutuksista sekä selvittää millaisia henkilöstöhallinnon kehittämistarpeita edelleen olisi. Tavoitteena oli selvittää, onko toteutuneella HR-järjestelmän vaihdolla saavutettu projektin valmistelussa esiin nousseita tavoitteita järjestelmän käyttäjien näkökulmasta sekä selvittää millaisia kehitystarpeita käyttäjät näkivät. Teoreettinen viitekehys muodostui henkilöstöhallinnon ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmän kuvaamisesta sekä miten esihenkilötyö ja henkilöstöjohtaminen liittyvät toisiinsa. Teoriaosiossa kuvattiin myös käytettävyyttä ja käyttäjäkokemusta sekä miten näitä voidaan arvioida ja mitata. Lisäksi käsiteltiin ohjelmistorobotiikkaa ja sen merkitystä hukkatyön vähentämisessä.

Tutkimuksen lähtökohtana koottiin HR-järjestelmän vaihdolle asetetut keskeiset tavoitteet, aiemman HR-järjestelmän käytön haasteet sekä projektin onnistumisen mittarit. Tutkimusmenetelmänä käytettiin kvalitatiivista tutkimusta. Käyttäjäkysely sisälsi strukturoituja kysymyksiä sekä avoimia kysymyksiä, lisäksi vastaajille annettiin mahdollisuus osallistua täydentävään haastatteluun. Kyselyn tulokset analysoitiin kuvailevan analyysin avulla käyttäjäroolin mukaan. Avoimien kysymysten vastaukset ryhmiteltiin. Haastatteluiden vastauksista etsittiin perusteluja sekä määrällisen kyselyn vastauksiin, että avoimiin vastauksiin. Esihenkilöt ja päällikkö/johtaja roolissa olevat käyttävät ajattelivat uuden järjestelmän käytöstä kriittisemmin, arvosanan keskiarvo oli 6, kun HR-toiminnoissa työskentelevät antoivat arvosanan 8. Järjestelmän hitaus nousi merkittävänä kuormittavana tekijänä esille, käyttäjäosaaminen vaikutti olevan puutteellista, vaikka järjestelmä oli koettu helpoksi ja nopeaksi oppia käyttämään. Kehittämisehdotuksia tutkimuksen perusteella löytyi paljon. Tulosten perusteella voitiin päätellä, että HR-järjestelmän vaihdolla oli päästy melko lähelle asetettuja tavoitteita, mutta järjestelmän toiminnassa olisi vielä kehitettävää.