Sisäisen viestinnän kehittäminen ostoreskontrassa : keinoja laskuprosessin tehostamiseen

Abstract

Tämän opinnäytetyön toimeksiantajana toimi Osuuskauppa KPO. Työn tavoitteena oli kehittää sisäisen viestinnän käytäntöjä laskuprosessissa siten, että selvitystä vaativien laskujen määrä vähenee ja prosessin sujuvuus sekä työn tehokkuus paranevat.

Tutkimuksen teoreettinen viitekehys koostui sisäisen viestinnän käsitteistä ja sen merkityksestä organisaation toimivuudelle, ostoreskontran prosessien rakenteesta sekä sidosryhmien rooleista. Lisäksi tarkasteltiin tiedonkulun sujuvuuden, vuorovaikutuksen ja sitouttamisen merkitystä prosessien hallinnassa ja työn tehokkuuden edistämisessä.

Tutkimus toteutettiin laadullisena teemahaastatteluin, jotka kohdistettiin laskuprosessin eri vaiheissa toimiviin henkilöihin. Tutkimuksessa analysoitiin haastattelujen tuloksia suhteessa teoriaan ja arvioitiin kehitysehdotuksien sovellettavuutta organisaatiossa.

Tulokset osoittivat, että ostoreskontran ja sisäisten sidosryhmien välistä viestintää voidaan kehittää siten, että laskujen käsittely tehostuu ja selvitystyön tarve vähenee. Kehittämistoimenpiteet tukevat työn sujuvuutta ja lisäävät laskuprosessin tehokkuutta. Johtopäätöksenä voidaan todeta, että sisäisen viestinnän kehittäminen parantaa prosessien hallintaa, työtehtävien toteutumista ja samalla organisaation kokonaistoimivuutta. Sisäisellä viestinnällä on vahva merkitys laskuprosessissa.

The commissioner for this thesis was Osuuskauppa KPO. The objective of the work was to develop internal communication practices in the invoice process, to decrease the number of invoices requiring clarification, and to improve the process and work efficiency.

The theoretical frame of reference consisted of a model of internal communication and its significance for organizational functionality, the structure of the accounts payable process, and the role of stakeholders. In addition, the importance of smooth information flow, interaction and engagement in process management and promoting work efficiency was examined.

The thesis was conducted through qualitative thematic interviews of individuals involved in different stages of the invoicing process. The results indicated that communication between the accounts payable function and internal stakeholders can be improved in a way that enhances invoice processing and reduces the need for followup investigations. Improvement measures support the smooth flow of work and increase the efficiency of the invoice process.

In conclusion, it can be stated that developing internal communication enhances process management, the execution of tasks, and overall organizational functionality. Internal communication has strong significance in the invoicing process.