Automaatio suuryrityksen palkkaprosessissa : nykytila, mahdollisuudet ja kehityspolku

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli toteuttaa tilitoimistossa palkkaprosessin kehitystyö, jossa tunnistetaan ja määritetään prosessin potentiaalisin automaatiokohde sekä kuvataan kehityspolku automaation toteuttamiseksi. Kehitystyön painopisteenä oli manuaalityön ja virheiden vähentäminen prosessin laadun ja tehokkuuden sekä palkanlaskijoiden työn mielekkyyden parantamiseksi.

Työ toteutettiin kehittämistutkimuksena tilitoimistossa, joka tarjoaa yrityksille palkka-, henkilöstöhallinto- ja kirjanpitopalveluja. Tilitoimiston useat palkkatiimit hyödyntävät erilaisia automaatioita prosesseissaan, mutta ERP-palkkajärjestelmää palkanlaskennassa käyttävän palkkatiimin prosesseissa automaatioita on käytössä vasta vähän, ja manuaalisia, sekä virhealttiita työvaiheita on edelleen runsaasti. Kehittämiskohteeksi rajattiin palkkatiimin suuryritysasiakkaan palkkojen tarkastusprosessi, joka monimutkaisuutensa ja manuaalisten työvaiheidensa vuoksi sitoo kuukausittain merkittävän määrän palkkatiimin henkilöresursseja.

Tutkimuksessa kartoitettiin prosessin nykytilaa ja automatisointimahdollisuuksia käyttämällä kvalitatiivisia menetelmiä, kuten havainnointia ja haastattelua, sekä kvantitatiivisia menetelmiä, kuten kyselyä ja virheiden tilastointia. Automatisointimahdollisuuksien kartoittamiseksi tutkittiin tiimien käytäntöjä, eri palkanlaskentajärjestelmiin toteutettuja automaatioita sekä sisäiseen käyttöön luotuja automaatiodokumentteja. Haastattelu toteutettiin tilitoimistossa työskentelevälle automaatioasiantuntijalle.

Tutkimuksen keskeisin tulos on potentiaalisimman automaatiokohteen, palkkakauden tuntien tarkastuksen, löytyminen. Se on useilla palkkatiimin asiakkailla toistuva, manuaalinen ja kriittinen työvaihe, jonka automatisointi tuo hyötyjä koko tiimille. Toteutettu kehitystyö toimii tiimille pilottina, josta saatua tietoa voidaan hyödyntää, kun automaatioita otetaan laajemmin käyttöön muissa tiimin prosessien vaiheissa.