Confluence-työtilan käyttöönotto : case: Istekki Oy, Viestintäteknologian ryhmä

Abstract

Toimeksiannossa suunniteltiin ja määriteltiin organisaatiowiki Confluencen työtila ja sen käyttöönotto julkisella sektorilla toimivan ICMT-alan yhtiö Istekki Oy:n Viestintäteknologian Etelä-Suomen ryhmälle. Työn tavoitteina oli luoda ryhmäläisille yhteinen alusta työohjeiden muotoiluun ja jakamiseen sekä parantaa ryhmän tietämyksenhallinnan prosesseja, tuotetun tiedon laatua ja sen saatavuutta. Toimeksianto sisälsi työtilan suunnittelun, perustamisen, testauksen ja julkaisun.

Lähtötilanteessa tietoa hallittiin organisaatiotasolla vain lakisääteisten asiakirjojen osalta; sisäisen dokumentaation suhteen keinot olivat vapaat. Confluence oli julkaistu hallitsemattomasti Istekin ryhmien vapaaseen käyttöön vuotta ennen toimeksiannon alkua. Viestintäteknologian ryhmän työohjeet tallentuivat Teamsiin eri muotoisina ja nimisinä tiedostoina, eikä niiden elinkaarta tai laatua kyetty valvomaan. Toimeksiannon suunnitteluvaiheessa selvitettiin Teamsin suurimmat haasteet ja perehdyttiin Confluencen mahdollisuuksiin ratkaisuna näille haasteille. Perustamisvaiheessa määriteltiin työtilan sivupuurakenne, käyttäjäroolit, sivupohja ja automaatiosäännöt. Testausvaiheessa työtila julkaistiin käytettävyystestattavaksi pienryhmälle. Esille nousseet ongelmat käsiteltiin ja ratkaistiin muutoksilla työtilan automaatiosääntöihin ja sivupuurakenteeseen. Testausvaiheen aikana julkistettiin organisaation laajuinen, Confluenceen pohjautuva tietämyksenhallintajärjestelmän kehitysprojekti Wiki 2.0, jonka linjauksiin työtilaa ei onnistuttu toimeksiannon aikana sopeuttamaan. Julkaisuvaihe ajoitettiin tammikuulle 2026.

Työtilan alkuperäinen käyttötarkoitus ryhmän virallisena työohjeiden tallennuspaikkana päätettiin muuttaa luonnoslehtiöksi, johon tuotettua sisältöä jalostettaisiin edelleen Wiki 2.0:n tuloksena syntyvään työtilaan. Vaikka julkaisuun ei ehditty edetä, kyettiin ryhmän tietämyksenhallinnan prosesseja kehittämään merkittävästi. Luotu työtila ja sen prosessit tulevat palvelemaan myös laajempaa Wiki 2.0 -projektia.

The assignment involved implementing a Space on Confluence, an organizational wiki, for use by the Communications Technology team at Istekki Oy, an ICMT company in the Finnish public sector. The objectives were to improve the quality and availability of the information produced and to establish a process to manage its lifecycle. The assignment was carried out in four phases: design, establishment, testing, and release.

The producing and storing of information was managed on the organizational level only in relation to official documents. There were no policies regarding the content of internal documentation. A year prior to the start of this assignment, Confluence had been released without any regulations for the teams of Istekki. The team’s work instructions were stored in Teams as files of various formats and naming conventions and their lifecycle or quality could not be monitored. During the design phase, the major hindrances of Teams were established, and Confluence was studied for the means to combat them. During the establishment phase, the Space was created and user roles, a page template, and automation rules were defined. During the testing phase, the Space was released for a test group. The issues that arose were resolved by re-implementing some automation logic and remodelling the site tree. During testing, an organization-wide Confluence-based knowledge management system development project, named Wiki 2.0, was announced. The workspace could not be adapted to its guidelines during this assignment. The release was scheduled for January 2026.

The original plan had to be shifted to adhere to the new policies set by Wiki 2.0. It was decided to deploy the Space as a drafting board, from where the pages would be refined to meet the standards of Wiki 2.0 and exported there. Although the release is still ahead, the team's knowledge management processes were significantly improved. The Space and its processes will also continue to serve Wiki 2.0.