AI-toiminnallisuuksien implementointimalli HCM-järjestelmässä eettisen näkökulman varmistamiseksi

Abstract

Opinnäytetyö käsittelee tekoälytoiminnallisuuksien käyttöönottoa HR-toiminnon SaaS-pohjaisessa HCM-järjestelmässä eettisen näkökulman varmistamiseksi. Työn tavoitteena oli luoda prosessimalli ja tarkistuslista sekä kuvata eri sidosryhmät, jotka tukevat AI-ominaisuuksien vastuullista ja sääntelyn mukaista implementointia. Tätä mallia toteutetaan käytännössä, kun HCM-järjestelmän AI-toiminnallisuudet tulevat mahdolliseksi ottaa käyttöön. Kehittämistehtävä toteutettiin asiantuntijaorganisaation HR-toiminnossa sisäiset sidosryhmät huomioiden.

Työssä tarkastellaan tekoälyn keskeisiä osa-alueita (koneoppiminen, syväoppiminen, luonnollisen kielen käsittely, generatiivinen AI) ja niiden soveltamista HR-prosesseissa, kuten rekrytoinnissa, suorituksen arvioinnissa ja työntekijäkokemuksen kehittämisessä. Erityistä huomiota kiinnitetään datan laatuun, puolueellisuuden vähentämiseen, läpinäkyvyyteen ja EU:n tekoälyasetuksen vaatimuksiin. Lisäksi työssä hyödynnettiin tekoälyn käyttöönoton malleja. Työ tuo esiin riskiperusteisen sääntelymallin merkityksen ja HR-toiminnon roolin järjestelmien AI-toiminnallisuuksien hallinnassa. Käytännön osuudessa luotiin malli, joka sisältää vaiheet AI-toiminnallisuuksien arvioinnista ja konfiguroinnista, testauksesta datan valmisteluun ja AI-toiminnallisuuksien jatkuvaan seurantaan. Lisäksi määriteltiin sidosryhmien roolit ja vastuut sekä laadittiin tarkistuslistat eettisyyden ja sääntelyn noudattamisen varmistamiseksi. Työ osoittaa, että onnistunut käyttöönotto edellyttää moniammatillista yhteistyötä, muutosjohtamista, aktiivista viestintää ja tekoälylukutaidon kehittämistä organisaatiossa.

Lopputuloksena saadaan malli AI-toiminnallisuuksien arviointiin ja käyttöönottoon HR-toiminnossa. Luotua mallia arvioidaan hyödynnettäväksi lisäksi muiden jatkuvasti kehittyvien SaaS-ratkaisujen AI-kyvykkyyksien arvioinnissa. Johtopäätöksissä korostetaan, että tekoäly ei ole pelkästään teknologinen ratkaisu, vaan strateginen väline, joka voi parantaa HR-prosessien tehokkuutta, päätöksentekoa ja työntekijäkokemusta. Samalla sen käyttö vaatii selkeää dokumentaatiota, avoimuutta, jatkuvaa arviointia, selkeitä roolituksia ja eettisiä periaatteita. Jatkokehityksenä suositellaan prosessin digitalisointia, sähköisten hyväksyntäketjujen luomista sekä tekoälyn vaikutusten tutkimista organisaatiokulttuuriin ja työntekijäkokemukseen pitkällä aikavälillä.

The thesis examined the implementation of AI functionalities in an HR department’s SaaS-based HCM system to ensure an ethical perspective. The objective was to create a process model and a checklist, as well as to define the key stakeholders that support the responsible and compliant implementation of AI features. This model will be applied in practice when AI functionalities in the HCM system become available for activation. The development project was carried out within the HR function of an expert organization considering internal stakeholders.

The study explored the core areas of artificial intelligence (machine learning, deep learning, NLP, generative AI) and their application in HR processes, such as recruitment, performance evaluation, and employee experience development. Special attention was given to data quality, bias mitigation, transparency, and compliance with the EU Artificial Intelligence Act. In addition, the thesis utilized AI implementation models. The thesis highlighted the importance of a risk-based regulatory framework and the HR department’s role in managing AI functionalities within systems. The practical part produced a model that includes steps from assessing and configuring AI functionalities to testing, data preparation, and continuous monitoring. In addition, stakeholder roles and responsibilities were defined, and checklists were created to ensure ethical and regulatory compliance. The study demonstrated that successful implementation requires multidisciplinary collaboration, change management/active communication, and the development of AI literacy within the organization.

As a result, the model for evaluating and implementing AI functionalities for HR department was created. The applicability of the model will also be assessed for evaluating AI capabilities in other continuously evolving SaaS solutions in the future. The conclusions emphasized that AI is not merely a technological solution but a strategic tool that can enhance HR processes’ efficiency, decision making and employee experience. At the same time, its use requires clear documentation, transparency, ongoing evaluation, clear role definitions, and ethical principles. Future development recommendations include digitalizing the process, creating electronic approval workflows, and studying the long-term impact of AI on organizational culture and employee experience.