Ostotoiminnan kehittäminen

Abstract

Työn tarkoituksena oli selvittää toimeksiantajalleni, Urho Viljanmaa Oy:lle ostotoiminnan taustatietoja sekä tämällistä tilannetta ja tuoda esiin kehitysehdotuksia, joista olisi heidän ostotoimintansa kehiliänuselle hyötyä. Tarkoituksena oli myös kartoittaa miten voisi kehittää yrityksen jo olemassa olevaa ostotoimintaa sekä selvittää minkälaista kehittämistä ostotoimin­ta kaipaa.

Työn teoreettinen osa rakentui kolmesta pääosiosta. Ensimmäisessä osassa käsiteltiin osto­toimintaa osana isompaa kokonaisuutta logistiikkaa, koska ostotoiminta kuuluu tärkeänä osa­na yrityksen logistisiin toimintoihin. Logistiikka yhdistää yrityksen sen asiakkaisiin ja toisaal­ta myös toimittajiin. Tässä osiossa käsiteltiin logistiikkaa pääpiirteissään keskittyen pääasias­sa tulologistiikkaan, koska ostotoiminta kuuluu läheisimmin siihen. Toisessa pääosiossa kes­kityttiin yrityksen ostotoimintaan yleisesti kokonaisuutena eli mitä se on, mitä siihen liittyy ja miksi se on yritykselle tärkeää. Tavoitteena oli saada yleiskuva yrityksen ostotoiminnasta ja sen asemasta. Kolmannessa viitekehyksen pääosiossa perehdyttiin ostotoiminnan kehittämi­seen, koska se oli tärkeässä osassa kun tavoitteena oli saada kehitysehdotuksia toimeksianto­yrityksen ostotoimintaan.

Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisena puolistrukturoituna teemahaastatteluna toukokuun­kesäkuun 2006 aikana, Urho Viljanmaa Oy:n ostotoiminnasta vastaaville ja siinä toimiville henkilöille. Haastateltavia oli seitsemän ja haastattelut suoritettiin toimeksiantajan tiloissa. Saadut vastaukset olivat kattavia ja ne analysoitiin litterointi menetelmällä, joiden avulla teh­tiin tarkemmat kategoriat, johtopäätökset ja kehittämisehdotukset.

Tutkimustuloksissa keskityttiin ostotoiminnassa vallitsevaan tilanteeseen sekä kehittämiseh­dotusten määrittelyyn. Tuloksista määriteltiin eniten kehittämistä kaipaavaksi alueeksi kan­sainvälinen ostaminen, koska tämän asian koettiin olevan järjestäytymätöntä. Vastaavasti pe­rusostamisen koettiin olevan hyvin hallinnassa yrityksen kovista muutospaineista huolimatta.

The aim of this work was to determine to my mandator, Urho Viljanmaa Ltd, the backgrounds of purchasing and the prevailing situation of purchasing. And also bring forth some develop­ment suggestions, which would be useful in developing their purchasing functions. The aim was also to chart out how to develop the company' s existing purchasing functions and also find out what kind of development the purchasing functions would need at Urho Viljanmaa Ltd.

The theory part of this work was built from three main parts. In the first part of the theory was handled purchasing functions as a part of a bigger unity, Logistics, because purchasing func­tions belong to company's logistical functions. In this part, the logistics were handled gener­ally and the main focus was on income logistics. In the second part of the theory the focus was generally at company's purchasing functions, i.e. what it is and why it is important for the company. In this part the aim was to get a general picture about the company' s purchasing functions and its role. The third part of the theory concentrated in developing of the purchas­ing functions because it has an important position when considering the fact that the head aim was to create developing suggestions for the company's purchasing functions.

The inquiry was carried through as a qualitative, half structured theme interview during May and June 2006. There were seven interviewees and the interviews were done at Urho Viljan­maa Ltd' s premises to the persons responsible för the operations and who work at the com­pany' s purchasing department. The results were comprehensive and they where analyzed and categorized. With the help of the categories it was possible to make conclusions and develop­ing suggestions.

In the conclusive part of the inquiry there was concentrated on the existing status of the purchasing functions and also on defining the developing suggestions. The inquiry showed that the international purchasing was the area, which needs developing the most. Correspondingly, the basic purchasing was in good control despite of the big changes in company during the last ten years.