HR-järjestelmien uudistus esihenkilöiden näkökulmasta

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli arvioida henkilöstöhallinnon tietojärjestelmien ja palkkapalveluiden uudistusprojektin vaikutuksia esihenkilötyöhön. Työn tarkoituksena oli tuottaa toimeksiantajaorganisaatiolle tutkimukseen perustuvaa tietoa HR-järjestelmien jatkokehittämisen tueksi. Kehittämistehtävänä oli tarkastella, miten uudistukselle asetetut tavoitteet olivat toteutuneet esihenkilötyössä sekä tunnistaa esihenkilöiden kokemuksiin perustuvia kehittämistarpeita HR-järjestelmien jatkokehittämiseksi.

Opinnäytetyön viitekehys rakentui HR-järjestelmien käytettävyyttä ja käyttäjäkokemusta, tiedolla johtamista sekä muutosjohtamista käsittelevästä kirjallisuudesta. Tutkimus toteutettiin kvantitatiivisena kyselytutkimuksena, jota täydennettiin avoimilla kysymyksillä. Aineisto kerättiin sähköisellä kyselyllä esihenkilöiltä ja analysoitiin tilastollisin menetelmin sekä induktiivisen sisällönanalyysin avulla. Kysely toteutettiin tilanteessa, jossa uudet HR-järjestelmät olivat olleet käytössä alle viisi kuukautta, mikä mahdollisti uudistuksen alkuvaiheen kokemusten ja kehittämistarpeiden systemaattisen tarkastelun.

Tulosten perusteella uudistus oli edennyt teknisesti pääosin hallitusti ja tuottanut myönteisiä kokemuksia erityisesti järjestelmien modernisoitumisen ja palkkaprosessien luotettavuuden vahvistumisen osalta. Samanaikaisesti esihenkilöiden kokemukset vaihtelivat, eikä kaikkien uudistukselle asetettujen tavoitteiden toteutuminen ollut vielä vakiintunut osaksi arjen johtamistyötä. Tulokset osoittivat, että HR-järjestelmäuudistus ei näyttäytynyt pelkästään teknisenä hankkeena, vaan siihen kytkeytyi merkittäviä inhimillisiä ja organisatorisia tekijöitä. Keskeisiä tekijöitä olivat muutosjohtamisen toimivuus muutoksen hallinnan näkökulmasta, käyttäjäkokemus, arjen tuen riittävyys sekä organisaatiokulttuurin vaikutus järjestelmien omaksumiseen ja käytön vakiintumiseen. Kehittämisehdotukset perustuivat suoraan esihenkilöiden kokemuksiin ja näkemyksiin sekä kohdistuivat erityisesti järjestelmien käytettävyyden ja prosessien ohjaavuuden vahvistamiseen, järjestelmien käytön vakiinnuttamiseen sekä HR-järjestelmien roolin kehittämiseen osana strategista henkilöstöjohtamista.