Ostotilauksellisten ostolaskujen prosessin kuvaus ja kehityskohteet taloushallinnon näkökulmasta

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli kuvata toimeksiantajayrityksen ostotilauksellisten ostolaskujen prosessi sekä tunnistaa siihen liittyviä kehityskohteita. Chiller Oy toimii teknologiateollisuudessa jäähdytyslaitteita valmistavana yrityksenä ja on vuoden 2025 alussa siirtynyt uuteen taloushallinnon järjestelmään. Siirtymisen yhteydessä havaittiin, että ostotilauksellisten ostolaskujen prosessia ei ole aiemmin kuvattu systemaattisesti, eikä prosessin tai järjestelmien kehityskohteita ole tiedostettu. Opinnäytetyön tavoitteena on tuoda prosessille näkyvyyttä, lisätä ymmärrystä sen toiminnasta ja löytää kehityskohteita, joiden avulla prosessin kulkua voidaan sujuvoittaa.

Opinnäytetyö toteutettiin kehittämistyönä, ja aineistonkeruumenetelminä käytettiin haastatteluja ja havainnointia. Näiden avulla muodostettiin yksityiskohtainen kuva ostotilauksellisten ostolaskujen käsittelyprosessista ja tunnistettiin prosessiin liittyviä kehityskohteita. Työssä keskityttiin taloushallinnon näkökulmaan, eikä se arvioi hankinnan prosesseja. Havainnointi ja haastattelut mahdollistivat prosessin toiminnan seuraamisen käytännössä ja auttoivat tunnistamaan kohtia, joissa toimintoja voidaan kehittää.

Teoreettinen tietoperusta käsittelee taloushallintoa, digitalisaatiota ja tekoälyä taloushallinnossa, ostolaskuprosesseja ja prosessien kehittämistä organisaatiossa. Tietoperusta perustuu taloushallinnon ammattikirjallisuuteen ja tarjoaa pohjan opinnäytetyölle.

Aineiston keruu toteutettiin systemaattisesti ja dokumentoidusti luotettavuuden varmistamiseksi. Haastatteluissa hankittiin osallistujilta suostumus, ja heille kerrottiin aineiston käyttötarkoituksesta. Tavoitteena oli tuottaa todenmukaista ja luotettavaa tietoa prosessin toiminnasta, jotta kohdeyritys voi hyödyntää tuloksia ostotilauksellisten ostolaskujen prosessin kehittämisessä.