Asetettujen messutavoitteiden saavuttamiseen vaikuttavat tekijät : Case: Kouvolan Sanomat RAK-2015 -messuilla

Abstract

Opinnäytetyössä selvitettiin messuosallistumisen eri ulottuvuuksia, jotka vaikuttivat asetettujen messutavoitteiden saavuttamiseen RAK-2015 -messuilla 27.–28. maaliskuuta 2015. Tarkoituksena oli saada palautetta Kouvolan Sanomien nykyisistä osallistumismenetelmistä sekä tutkia, mitkä toimet saivat messuvierailijan kiinnostuksen näytteilleasettajaa kohtaan heräämään.

Työssä yhdistyi toiminnallisuus ja tutkimuksellisuus. Yhdeksi messuosaston aktiviteetiksi sovitettiin kyselytutkimus, jonka avulla kartoitettiin vastaajien näkemyksiä ja kokemuksia messuosastosta. Osana opinnäytetyötä taitettiin visuaalista oheismateriaalia. Raportointi toteutettiin ongelmanratkaisukeskeisellä menetelmällä.

Näytteilleasettajan messutoiminta arvioitiin tapahtumapäivinä hyvälaatuiseksi. Messuosasto nähtiin tyylikkäänä, kiinnostavana ja houkuttelevana, mutta aavistuksen persoonattomana. Henkilökunnasta ja sen toiminnasta saatiin myönteistä palautetta – henkilökunnan koettiin osoittavan kiinnostusta asiakasta kohtaan sekä olevan helposti lähestyttävä, ulospäinsuuntautunut ja asiantunteva.

Laskennallisesti määriteltyihin tavoitteisiin ei ylletty. Kyselytutkimus ja arvonta saattoivat asettaa näytteilleasettajan toissijaiseksi vierailijoiden silmissä. Osatekijänä voitiin nähdä myös ennakkomarkkinointi: tapahtumamainontaa toteutettiin osittain yhteistyössä toimeksiantajan kanssa, jolloin merkittävä osa messuvieraista oli jo toimeksiantajan asiakas. Ei-myynnilliset tavoitteet taas saavutettiin sitäkin menestyksekkäämmin.

Tavoitteiden saavuttaminen edellyttää ennen kaikkea toimivan kokonaisuuden, joka on joskus sattumien summa – tapahtumamarkkinointi, tapahtuman profiloituminen ja vetovoimaisuus luovat raamit onnistumiselle. Lopputulos sinetöidään omilla ratkaisuilla.

The objective of this thesis was to explain various factors that influence achieving targets at RAK-2015 trade fair at the end of March 2015. The purpose was to receive feedback for a local newspaper Kouvolan Sanomat about their current participation methods that they have at trade fair. The main interest was the research on the factors that raised the fair guests’ interest towards the exhibitor.

The thesis combined practice and theory. One of the activities of the exhibition stand was a survey that explored the point of views and experiences that respondents had about the stand. As a part of the thesis a supplementary material was designed and reporting was executed through a problem-solving method.

The exhibitor’s actions during the trade fair was evaluated thoroughly. The stand was graded as stylish, interesting and attractive. The personnel and its operations received positive feedback – they were considered to show interest in the customers and appeared to be approachable, extrovert and professional.

Numerical targets were not achieved. The survey and the lottery took the guests’ attention away from the exhibitor or the survey and the lottery made the exhibitor play a secondary role from the guests’ point of view. Another reason for placing the exhibitor to the background could be the advance marketing: the advertising of the whole event was partly implemented through co-operation with the principal, and in this case the significant part of the guests were already customers of the principal. The non-profit targets were achieved more successfully.

Above all, reaching the goals requires a functional entity that sometimes is a sum of coincidences. The event marketing, creating the profile of the event and attraction of the event create frames for success. The outcome is sealed by one’s own decisions.