Kuinka elefantti pilkotaan? : Organisaatiouudistuksen hankkeistaminen valtionhallinnossa

Abstract

Opinnäytetyössä tarkasteltiin, miten laaja organisaatiouudistus voidaan jäsentää toteuttamiskelpoiseksi kokonaisuudeksi valtion virastoissa. Työn tavoitteena oli muodostaa organisaatiouudistuksen hankkeistamiseen kohdistuvat kehittämissuositukset ja jäsentää niiden pohjalta hankkeistamisen mallinnus, joka tukee uudistuksen suunnittelua ja hallittua toimeenpanoa tilanteissa, joissa muutos koskee suurta henkilöstömäärää sekä tehtäviä, organisaatiorakennetta ja säädöspohjaa.

Opinnäytetyö toteutettiin laadullisena tutkimus- ja kehittämistyönä. Tietoperusta koottiin kirjallisuudesta ja sitä täydennettiin tekijän autoreflektiivisellä aineistolla organisaatiouudistusten arjesta. Lisäksi kerättiin teemahaastatteluaineistoa valtionhallinnon virastojen johtajilta ja esihenkilöiltä. Aineisto analysoitiin teorialähtöisen sisällönanalyysin avulla ja tulokset koottiin synteesiksi, jonka perusteella kehittämissuositukset muodostettiin ja hankkeistamisen mallinnus jäsennettiin vaiheiksi sekä toimeenpanoa tukeviksi käytännöiksi. Autorefleksiivinen ote kohdistui erityisesti siihen, miten kirjallisuuskatsauksen ja teemahaastattelujen havainnot ilmenivät käytännön johtamistyössä. Opinnäytetyössä mallinnusta ei testata kokonaisen uudistusprosessin käyttöönotossa eikä sitä tuotteisteta erilliseksi opasmuotoiseksi työkaluksi.

Tuloksissa korostuivat kuormitusta lisäävinä tekijöinä epäselvyyden kasautuminen, varmisteluun perustuva työskentely ja ristiriitainen ohjeistus. Kuormitusta vähentäviksi käytännöiksi jäsentyivät ennakoitavuus, selkeä päätöksenteko, toimeenpanon tukeminen sekä johtamisen läpinäkyvyys ja aikataulutus, eli niin sanottu johtamisen rytmi. Näiden havaintojen perusteella kehittämissuosituksissa ja mallinnuksessa painottuvat selkeä omistajuus ja päätöksentekorakenne, etenemisen vaiheistus ja selkeät päätöspisteet, toimeenpanon riittävä resursointi sekä viestinnän ja henkilöstövuorovaikutuksen suunnitelmallisuus. Mallinnus soveltuu valtion virastoihin, joissa uudistuksen etenemistä ohjaavat yhteistoimintamenettelyt, henkilöstösuunnittelun vaatimukset ja mahdolliset säädösmuutokset.