Laskutuksen automatisointi leipuri-kondiittorin ja catering-palveluiden tilausten hallinnassa : OCR- ja RPA-teknologioiden soveltaminen käytännössä

Abstract

Opinnäytetyössä tehtävänä oli kehittää automatisoitu laskutusjärjestelmä pienille ja keskisuurille elintarvikealan yrityksille, kuten leipomoille, konditorioille ja catering- palveluille. Työn tavoitteena oli tehostaa tilausten hallintaa ja laskutusta vähentämällä manuaalista työtä, virheiden riskiä ja laskutuksen viivettä. Lisäksi tavoitteena oli luoda helposti ylläpidettävä ja laajennettava ratkaisu, joka tukee elintarvikealan digitalisaatiota ja asiakaspalvelun kehittämistä. Työ toteutettiin toiminnallisena kehittämisprojektina, jossa rakennettiin ohjelmistorobotiikkaan (UiPath) ja optiseen merkintunnistukseen (OCR) perustuva laskutusautomaatio. Järjestelmä lukee kalenterimerkinnät, muuntaa ne laskuiksi ja lähettää laskut asiakkaille PDF-muodossa sähköpostitse. Ennen lähettämistä käyttäjä vahvistaa laskun sisällön, ja laskut arkistoidaan automaattisesti pilvipalveluun. Ratkaisu testattiin käytännön toimintaympäristössä hyödyntäen todellisia tilausdokumentteja. Työn tuloksena syntyi toimiva ja testattu automaatioratkaisu, joka voidaan integroida olemassa oleviin työkaluihin, kuten Google Calendar, ja mukauttaa erilaisiin tilaustiedonhallinnan tarpeisiin. Tulokset osoittivat, että ratkaisu vähentää manuaalista työtä ja parantaa tiedon luotettavuutta.