Matkalaskuprosessin sujuvoittaminen Itä-Suomen yliopistossa

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, mitkä ovat toimeksiantajaorganisaation matkalaskuprosessin puutteet sekä löytää yleisimmät syyt siihen, miksi matkalaskuja palautetaan matkustaville työntekijöille taloushallinnon tarkastusvaiheessa niin paljon. Tarkoituksena oli sujuvoittaa ja helpottaa matkalaskuprosessia sekä matkustaville työntekijöille että matkalaskun asiatarkastajille.

Opinnäytetyössä selvitettiin matkalaskuprosessin nykyiset ongelmakohdat ja se, miten näitä tulisi korjata. Osa opinnäytetyön tutkimusaineistosta koottiin kyselyn avulla, joka lähetettiin sekä matkustaville työntekijöille että matkalaskujen asiatarkastajille. Tutkimusaineistoon kuului myös data-aineistoraportti, joka saatiin toimeksiantajan matkalaskujärjestelmästä ja joka sisälsi tietoja matkalaskuista. Näiden kahden tutkimusaineiston perusteella tunnistettiin matkalaskuprosessin ongelmakohdat ja ne pyrittiin ratkaisemaan kehitysehdotusten avulla.

Opinnäytetyön tuloksista kävi ilmi, että matkalaskuohjeita tulee selkeyttää ja niiden sijaintia täsmentää, jotta ohjeet löydettäisiin helpommin. Toimeksiantajaorganisaation sisäistä viestintää ja perehdytystä työmatka-aiheeseen liittyvistä asioista tulisi myös lisätä. Organisaation henkilöstön mielestä matkalaskujärjestelmää ja matkatoimiston palvelujakin olisi aihetta kehittää. Kehitystyö alkaa organisaatiossa opinnäytetyön valmistuttua.