Rakennushankkeen johtaminen Kajaanin kaupungissa – luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden yhteistyön kehittäminen päätöksenteossa

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli tarkastella Kajaanin kaupungin talonrakennusinvestointihankkeiden päätöksentekoprosessia sekä kehittää toimintamalli, joka tukee tilakeskuksen, tilaavien toimialojen ja luottamushenkilöiden yhteistyötä ja sujuvoittaa investointipäätöksentekoa.

Opinnäytetyön teoriaviitekehys koostuu rakennushankeinvestoinneista, hankkeiden johtamisesta ja päätöksenteosta sekä rakentamista koskevan päätöksenteon ja toiminnan ohjauksesta kuntaorganisaatiossa. Tutkimusstrategiana on tapaustutkimus ja tutkimusote on monimenetelmällinen. Tutkimusmenetelminä käytettiin määrällistä ja laadullista tutkimusta. Tutkimusosio koostuu dokumenttianalyysistä, kyselytutkimuksesta sekä teemahaastatteluista.

Kyselytutkimuksen perusteella päätöksentekoprosessi koettiin rakenteellisesti pääosin selkeäksi ja hallinnollisesti toimivaksi. Roolit ja vastuut ymmärrettiin muodollisesti, eikä vastaajaryhmien välillä havaittu merkittäviä eroja useimmissa arvioiduissa osa-alueissa. Haasteet eivät siten liittyneet ensisijaisesti hallintosääntöön tai muodolliseen päätöksentekorakenteeseen, vaan prosessin ajoitukseen ja käytännön toteutumiseen.

Teemahaastattelut syvensivät kyselyssä esiin nousseita havaintoja. Keskeisiksi kehittämiskohteiksi tunnistettiin poliittisen ohjauksen ajoittuminen, varhaisen vaiheen vuorovaikutus, vaihtoehtotarkastelun riittävyys sekä investointi- ja käyttötalousvaikutusten esittäminen. Luottamushenkilöt kokivat osallistuvansa päätöksentekoon usein vaiheessa, jossa hankkeen keskeiset ratkaisut oli jo pitkälti määritelty. Viranhaltijat puolestaan korostivat tarvemäärittelyn ja pitkän aikavälin suunnittelun merkitystä koko prosessin perustana. Molemmat ryhmät tunnistivat vuosittaisen talousarviorytmin haasteelliseksi suhteessa rakennushankkeiden monivuotiseen luonteeseen.

Tutkimuksen perusteella kehitettiin vaiheittainen toimintamalli, jossa päätöksenteko jäsennetään strategiseen ohjaukseen, ennakoivaan viranhaltijavalmisteluun, poliittisiin päätöspisteisiin sekä toteutusvaiheeseen. Mallin keskeisiä elementtejä ovat rakennuskannan kokonaiskuvaan perustuva kiinteistökatsaus, monivuotinen investointiohjelma, selkeästi määritellyt päätöspisteet sekä kustannus- ja vaikutustiedon varhainen esittäminen. Poliittinen ohjaus ajoitetaan mallissa hankkeen kannalta keskeisiin vaiheisiin ennen sitovia investointipäätöksiä.

Tutkimus osoitti, että investointihankkeiden päätöksenteon sujuvoittaminen ei edellytä ensisijaisesti uusia hallinnollisia rakenteita, vaan prosessin ennakoitavuuden, vaiheistuksen ja tietopohjan vahvistamista. Kehitetty toimintamalli tukee yhteistä tilannekuvaa, vahvistaa luottamushenkilöiden vaikutusmahdollisuuksia ja parantaa investointien hallintaa osana kaupungin strategista ja taloudellista kokonaisohjausta.