Tekoälyn hyödyntäminen M-Files-dokumenttienhallintajärjestelmässä : Ainon ja Copilotin käyttöönotto, konfigurointi ja käyttökohteiden kartoitus

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli ottaa käyttöön ja konfiguroida M-Files-dokumenttienhallintajärjestelmän tekoälyominaisuudet sekä kartoittaa niiden mahdollisia käyttökohteita. Järjestelmän tekoälyominaisuuksiin kuuluivat M-Files Aino -älypalvelu sekä Microsoft 365 Copilot -tekoälyassistentti. Opinnäytetyö toteutettiin työskenneltäessä Ovako Imatran IT-osastolla. Työn tarkoituksena oli ottaa tekoälyominaisuudet käyttöön yrityksen M-Files sovelluksissa, konfiguroida ne tuottamaan hyväksyttäviä tuloksia sekä selvittää ominaisuuksien mahdolliset käyttökohteet. Ennen toiminnallisen osan toteutusta perehdyttiin tekoälyyn, dokumenttienhallintajärjestelmiin, M-Files-järjestelmään sekä Microsoft 365 Copilot -tekoälyassistenttiin. Perehtymisen tarkoituksena oli saada tietoa opinnäytetyöhön liittyvistä teknologioista ja sovelluksista. Toiminnallinen osuus jakautui kolmeen vaiheeseen, joita olivat käyttöönottovaihe, konfigurointivaihe ja käyttökohteiden kartoitusvaihe. Nämä vaiheet toistettiin dokumenttienhallintajärjestelmän jokaisessa dokumenttivarastossa ja ne tapahtuivat osittain samanaikaisesti varastojen kesken. Yleisimmät käytetyt työkalut olivat M-Files Admin-, M-Files Desktop-, M-Files Web- ja Microsoft Teams -sovellukset. Tuloksissa kuvataan vaiheiden keskeisimmät lopputulokset ja kartoitusvaiheessa havaitut käyttökohteet. Hyödyllisiksi käyttökohteiksi havaittiin metatietojen analysointi Kunnossapidon Dokumentit-dokumenttivarastossa ja keskusteluominaisuus Imatran dokumentit-dokumenttivarastossa. Lisäksi tuloksissa vertaillaan Ainon ja Copilotin eri vahvuuksia. M-Files Ainon vahvuuksia olivat nopeat yhteenvedot ja käännökset muunkielisistä dokumenteista ja Microsoft Copilotin vahvuuksia olivat keski- ja suurikokoisten dokumenttien analysointi ja yhteenvetojen luonti. Toimeksiantajalle laadittiin työn aikana myös kirjallisia ohjeita ja video-ohjeita tekoälyominaisuuksien käyttöön, jotka julkaistiin yrityksen sisäisessä verkossa.