Palkanlaskennan palvelumallien kehittäminen tilitoimistossa: Yritys X Oy

Abstract

Palkkahallinnon ulkoistaminen on yleistynyt ja samalla asiakkaiden odotukset palveluiden laajuudesta ja asiantuntijuudesta ovat kasvaneet. Kehittämistehtävän toimeksiantajana toimi suomalainen ohjelmistoyhtiö, jonka tilitoimistoliiketoiminnan palkanlaskentatiimi on erikoistunut rakennusalojen palkanlaskentaan. Lähtökohtana oli tilanne, jossa yksi vakioitu palvelumalli oli käytössä kaikilla asiakkailla riippumatta organisaation koosta tai yksilöllisistä tarpeista. Kehittämistyön tavoitteena oli uudistaa tilitoimiston palveluvalikoima asiakaslähtöisemmäksi palvelupaketoinnin avulla, rakennusalojen erityispiirteet huomioiden.

Kehittämistyö toteutettiin laadullisia menetelmiä ja yhteiskehittämistä hyödyntäen. Nykytilaa kartoitettiin toimeksiantajaorganisaatiossa tehtävällä ryhmähaastattelulla, jossa pohdittiin nykyisen palvelumallin toimivuutta ja kehityskohteita. Lisäksi järjestettiin työpaja, jossa toimeksiantajaorganisaation palkanlaskennan asiantuntijat määrittelivät palvelutasojen sisällöt asiakasprofiilien avulla. Konkreettisena lopputuloksena muodostui ehdotus kolmiportaisesta palvelukokonaisuudesta, josta asiakas voi valita tarpeisiinsa ja toimintansa laajuuteen sopivan palvelutason.

Palvelutasot mahdollistavat siirtymisen kohti kiinteähintaisia palvelupaketteja, joissa yleisimmät lisäpalvelut sisältyvät jatkuvaan palveluveloitukseen. Uudistetut palvelutasot myös selkeyttävät vastuunjakoa asiakkaan ja palveluntarjoajan välillä, yhtenäistävät toimintatapoja ja vähentävät laskuttamatonta työtä. Vastuunjaon selkeyttämisen nähtiin myös lisäävän työntekijöiden työhyvinvointia ja palvelutasot sekä tehostaa toimeksiantajan resurssien käyttöä että tarjoaa palkka-asiantuntijoille kasvupolkuja vaativampiin asiantuntijatehtäviin.