Musiikkitapahtuman järjestäminen ja kehittäminen : case: Ace Corner Rock

Abstract

Tämä opinnäytetyö on tehty toimeksiantona Ace Corner Finland Oy:lle ja se käsittelee musiikkitapahtuman järjestämistä. Opinnäytetyön tarkoituksena on järjestää musiikkitapahtuma, kehittää sitä ja luoda edellytyksiä kasvulle.

Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys perustuu tapahtuman järjestämistä, markkinointia ja projektihallintaa käsittelevään kirjallisuuteen. Tapahtuman järjestäminen voidaan jakaa neljään vaiheeseen, joita ovat suunnittelu, markkinointi, toteutus ja jälkitoimenpiteet. Näistä tapahtuman vaiheista suunnittelu on merkittävin ja aikaa vievin vaihe tapahtumaprojektissa.

Opinnäytetyön empiriaosuus perustuu kvalitatiiviseen toiminnaliseen tutkimukseen, jossa kerätty tieto perustuu omiin kokemuksiin ja havaintoihin järjestämästäni musiikkitapahtumassa. Tapahtuma järjestettiin toista kertaa. Tapahtuman tavoitteena oli kasvattaa Ace Cornerin tunnettavuutta, saavuttaa suurempi kävijämäärä kuin ensimmäisenä vuonna, sekä kasvattaa sen myyntiä.

Tapahtuman arvioitu kävijämäärä kasvoi kolminkertaiseksi ja myynti lähes tuplaantui ensimmäiseen vuoteen verrattuna. Järjestäjän näkökulmasta tapahtuma onnistui hyvin ja se järjestetään myös seuraavana vuonna.

Tapahtuman kasvattaminen lisää myös aiheutuvia kuluja. Tulevaisuudessa järjestäjän olisi hyvä saada myös ulkopuolista rahoitusta sponsoreista tai mainostajista, jotta tapahtumalla on edellytykset kasvaa ja pysyä tuottavana.

This bachelor thesis has been commissioned to Ace Corner Finland Oy and it deals with music event management. The purpose of this thesis is to organize a music event, to create a new operational model, and to provide development suggestions for the future years’ event organizers.

The theoretical framework is based on the literature concerning event organizing, marketing and project management. The process of organizing an event can be divided into four phases including design, marketing, implementation, and post-measures. Planning is the most important and the most time consuming step in the event project.

The empirical part of the thesis is based on the functional qualitative research, in which the collected data is based on my own experiences and observations gained during a self-organized music event. The event was held for the second time. The aim of the event was to increase the awareness of Ace Corner, to achieve a higher number of visitors than in the first year, and to increase its sales.

The event’s estimated number of visitors tripled and sales nearly doubled compared to the first year. From the organizer's point of view the event was a great success, and thus, will be held in the following year, too.

Increasing the size of the event also increases the costs. In the future, it would be desirable to organize the event with a help of external partners and sponsors who would contribute e.g. to the funding of the event. This way the event is able to grow and remain profitable.