Intranetin kehittäminen : case: R-kioski Oy

Abstract

Tämän opinnäytetyön aiheena on intranetin kehittäminen. Työ on muodoltaan toiminnallinen tutkimus, joka tehtiin toimeksiantona R-kioski Oy:lle. Työn tavoitteena on kehittää intranetistä työyhteisön toimintaa aiempaa paremmin tukeva työväline.

Opinnäytetyön teoriaosuudessa tarkastellaan erilaisia intranet-konsepteja, intranetin roolia tiedon jäsentäjänä sekä intranetin suurimpia haasteita käytettävyyden kannalta. Lisäksi perehdytään siihen, kuinka intranetin kehittämisen projekti rakentuu.

Työn empiirisessä osuudessa kuvataan intranetin kehitysprojektin toteutus, tulokset ja johtopäätökset. Tutkimuksen empiirisenä aineistona käytettiin intranetin käyttäjille tehtyä kyselyä, joka toteutettiin kehitysprojektin yhteydessä sekä projektiryhmän osallistuvaa havainnointia. Kyselyn tarkoituksena oli mitata käyttäjien tyytyväisyyttä nykyiseen intranetiin ja kuulla heidän omia kehitysideoitaan intranetiin liittyen.

Lähtökohtana intranetin kehitysprojektin onnistumisessa olivat monialainen projektitiimi ja käyttäjien kuuleminen. Intranetin tiedon jäsentelyn rakennetta ja käytettävyyttä parantavat kehitystoimenpiteet valittiin käyttäjäkyselyn ja osallistuvan havainnoinnin tulosten perusteella. Case-organisaation intranetin neljäksi suurimmaksi haasteeksi paljastuivat tiedon löydettävyys, tiedon painottuneisuus, hakemistojen epäloogisuus sekä vanhentunut tieto. Tulosten perusteella intranetin hakutoimintoon, kaikkien käyttäjäryhmien tasavertaisempaan huomioimiseen, tiedon jäsentelyyn sekä vanhan tiedon poistamisen prosessiin tehtiin parannuksia.

This thesis focuses on intranet development. The thesis is a functional study and it was commissioned by R-kioski Oy. The purpose of this study was to improve the case company’s intranet and its usability in the daily operations of the staff.

The theoretical part of the study focuses on the role of the intranet in information management and the intranets’ biggest challenges in terms of usability. In addition, this part of the thesis explores how an intranet development project should be carried out.

The empirical part of the study depicts how an intranet’s development project was executed in the case company and what were the main results and conclusions of the project. The empirical data of the thesis is based on a survey conducted among the intranet’s users at the beginning of the project and participative observation conducted by the project team. The purpose of the survey was to find out how satisfied the users were with the intranet and give them an opportunity to submit their own ideas on how to improve it.

They key factors in the success of the intranet’s development project were interdepartmental collaboration and taking into account the users’ opinions. The development activities to improve the intranet’s structure and usability were chosen based on the results of the survey and participative observation. The biggest challenges in the case company’s intranet were the difficulties in finding information, favoring of one user group at the expense of others, the illogical structure of the intranet and outdated information. Based on the results, improvements were made to the intranet’s search function, the intranet’s structure and the process of deleting outdated information. In addition, it was made certain that equal attention was paid to all intranet user groups.