Informaationäyttöjärjestelmän kehittämisen vaikutukset organisaation sisäisen viestinnän laatuun

Abstract

Yritys Oy:n henkilöstötyytyväisyyskyselyissä oli useina vuosina peräkkäin noussut esille kehittämiskohteena informaation tuottaminen tuotannon henkilöstön saataville. Tuotannon henkilöstöstä suurella osalla ei ollut pääsyä yhtiön intranetiin jonka johdosta yhtiö- ja osastotason tiedotuksen seuraaminen oli hankalaa. Myöskään reaaliaikaisten tuotantoa koskevien tietojen julkaisulle ei vielä ollut kanavaa.

Edellä mainitun ongelman ratkaisemiseksi Yrityksessä käynnistettiin vuoden 2014 alkupuolella sisäisen viestinnän kehityshanke. Hankkeen tavoitteena oli uudistaa olemassa oleva viestintäkanava kokonaisuudessaan. Kyseinen kanava oli tuotannon tiloihin sijoitettu informaationäyttöjärjestelmä, joka ei enää kyennyt täyttämään sille asetettuja odotuksia ja viestintätarpeita.

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli kuvata kehityshankkeen edistymistä, sekä tutkia uuden järjestelmän vaikutuksia sisäisen viestinnän laatuun. Edellä mainitusta syystä tutkimusmenetelmäksi valittiin kvalitatiivinen- eli laadullinen tutkimusmenetelmä.

Tiedonkeruumenetelmäksi päätettiin teettää Yritys Oy:n henkilöstölle henkilöstötutkimus. Tutkimus toteutettiin kyselylomakkeella, jonka otantaan toivottiin osallistuvan uusitun informaationäyttöjärjestelmän vaikutusalueella työskentelevät Yritys Oy:n henkilöstön jäsenet. Kysely järjestettiin noin puoli vuotta uuden viestintäjärjestelmän käyttöönoton jälkeen, jotta henkilöstöllä oli aikaa muodostaa mielipide uudesta viestintäkanavasta.

Vastausten perusteella saatiin arvokasta tietoa henkilöstön suhtautumisesta uutta järjestelmää kohtaan. Vastauksien perusteella pystyttiin muodostamaan johtopäätöksiä viestinnän laadullisista muutoksista. Koska kyselyn kohteena on uusi viestintäjärjestelmä, kyselyn myötä saatiin selville myös reilusti korjaus- sekä kehitysehdotuksia järjestelmän toimintaan ja päivittäiseen viestintään liittyen.

Developing the information monitor system and the effects on internal communication

For several years in a row Yritys Oy’s personnel satisfaction surveys brought up development subject concerning internal communication. Most of the personnel did not have access to the company’s intranet and therefore had difficulties following the company’s news and other releases. Yritys Oy was also missing an internal communication channel which allows releasing information directly to the staff.

To act on these issues Yritys Oy launched a project to develop internal communication. The main goal for this project was to completely remake an old internal communication channel. The communication channel in question was series of information monitors that were placed within the company’s premises. The old system could not carry out its purpose anymore.

The main object of this Bachelor’s thesis is to describe the progress of the development project and to study the qualitative effects in internal communication of this project. For this reason the main research method chosen was qualitative research.

A personnel survey was conducted to study the qualitative effects in internal communication brought by the new information monitor system. The main target group for this survey was all of the Yritys Oy’s personnel that operated under the influence of the new communication channel. The survey was launched approximately six months after the deployment of the new channel.

The survey answers gave relevant information of the personnel’s opinion about the new information monitor system and information on the new system’s impact on the quality of internal communication. Survey answers also pointed out lots of improvement suggestions concerning the new system.