Henkilöstötietojärjestelmä osaamisen johtamisen välineenä kehityskeskustelussa

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli tutkia kehityskeskusteluprosessissa syntyvän tiedon dokumentointia ja sen hyödyntämistä osaamisen johtamisessa henkilöstötietojärjestelmän avulla. Kohdeorganisaatiossa ei ollut käytössä henkilöstötietojärjestelmää, joten lähtökohtana oli tuottaa uutta tietoa ja tehdä selvitys kokonaisvaltaisesta henkilöstötietojärjestelmästä kehityskeskustelujen näkökulmasta.

Opinnäytetyön tietoperustan aiheina olivat osaaminen ja sen johtaminen, kehityskeskustelu sekä henkilöstötietojärjestelmä. Opinnäytetyön tutkimusstrategia oli tapaustutkimus. Tutkimuksen päämääränä oli ymmärtää tutkimuskohteena olevaa ilmiötä, sen rakennetta, tekijöitä ja niiden välisiä suhteita. Tutkimusmenetelmänä käytettiin laadullista tutkimusta ja tutkimusaineiston keruun menetelminä käytettiin haastatteluja ja havainnointia.

Opinnäytetyön tutkimuksen tuloksena syntyi henkilöstötietojärjestelmän hankintapäätöstä tukeva selvitys. Tutkimuksen haastattelut osoittivat, että organisaation oli tunnistettava ja konkretisoitava osaamisensa, jotta sitä voitiin johtaa ja kehittää. Henkilöstötietojärjestelmää voitiin käyttää henkilön työsuhteen koko elinkaaren vaiheissa ja sitä hyödynnettiin tehokkaasti kehityskeskusteluprosessissa.

Johtopäätöksenä osoitettiin, että henkilöstötietojärjestelmä oikein hyödynnettynä tukee esimiehiä kehityskeskusteluprosessissa osaamisen johtamisen ja kehittämisen välineenä. Henkilöstötietojärjestelmää käytettiin kehityskeskustelussa osana johtamisjärjestelmää. Järjestelmä systematisoi prosessia, tallensi syntyneen tiedon jatkokäsittelyä varten ja toi sitoutumista ja tehokuutta prosessiin. Sitä ei kuitenkaan pitänyt tarkastella erillisenä ICT-struktuurin osana, vaan varmistaa sen yhteensopivuus yrityksen kokonaisarkkitehtuuriin jo suunnitteluvaiheessa.

Jatkotutkimuksena voitaisiin selvittää osaamisen merkitystä kilpailukykyyn sekä henkilöstötietojärjestelmän tuomaa lisäarvoa osaamisen johtamiseen ja kehityskeskustelujen hyödyntämiseen.

The aim of this thesis was to study the documentation of the data generated in performance appraisal process. In addition, the purpose was to study the benefits from it in knowledge management by means of human resource information system. In the case organization there was no human resource information system in use. Therefore the starting point was to produce new data and to draft a report on overall human resource information system from the point of view of performance appraisal.

The themes for the theoretical framework were knowledge and knowledge management, performance appraisal and human resource information system. The research strategy was a case study. The aim of this research was to understand the phenomenon, its structure, the variables and their relations. The research method used was qualitative. Interviews and observa-tions were used as research methods.

As a result of this study a report, which supported the purchasing of human resource information system, was produced. The interviews pointed out that the organization has to identify and make the knowledge visible in order to develop and manage its knowledge. The human resource information system was effectively exploited in performance appraisal process and the system was adequate throughout employees’ employment.

The results indicated that human resource information system, when adequately used, would support managers in performance appraisal process as a tool in leadership and development. The human resource information system was applied to the performance appraisal as a part of management system. The human resources information system systematized the process and saved the data for further processing. It also increased commitment and efficiency in the process. The human resources information system was not to be examined as a separate piece of ICT structure, but to ensure already in organization’s planning phase its compatibility with the ICT structure.

As a suggestion for a further research I could see a study on the significance of knowledge on competitiveness and on the added value of implementing the human resources information system in knowledge management and in performance appraisal.