Pienen yhdistyksen jäsenrekisteri ja laskutus

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoitus oli saada toimeksiantajan jäsenlaskutus hoidettua jo hankitulla HelpostiLasku –ohjelmalla tai ehdottaa muita tehokkaampia tapoja. Toimeksiantajana tälle opinnäytetyölle toimi helsinkiläinen Kurkijoki-Seura ry. Tutkimusongelma oli pienen yhdistyksen laskutus ja jäsenrekisterin ylläpito sekä niiden yhdistäminen.

Tutkimus suoritettiin kvalitatiivisena tapaustutkimuksena. Tutkimusmenetelminä käytettiin haastattelua ja kirjallisen aineiston lukemista. Haastattelumenetelmänä käytettiin avointa haastattelua ja haastattelun kohteena olivat Kurkijoki-Seuran hallituksen kaksi jäsentä. Opinnäytetyössä verrataan laskutusohjelmaa ja neljää eri jäsenrekisteriohjelmaa, joita analysoitiin SWOT-analyysillä.

SWOT-analyysien perusteella laskujen tekoon päätettiin käyttää HelpostiLaskua, vaikka sillä ei pystytä yhdistämään jäsenrekisteriä ja laskutusta. Yhdistykselle järjestettiin koulutus laskujen tekoon, jotta laskutus sujuisi ongelmitta. Lisäksi yhdistykselle tehtiin rekisteriseloste.

The purpose of this thesis project was to invoice the membership of a small association using the already acquired HelpostiLasku software, or to suggest other more effective ways of doing them. The client of this thesis was Kurkijoki-Seura, an association located in Helsinki. The research problem of this thesis concerned the most effective method of membership invoicing and registry maintenance and ways of combining them.

The study was conducted as a qualitative case study. The research methods used were inter-viewing and literature review. An open interview was used and the two interviewees were from Kurkijoki-Seura’s board of directors. In this thesis one invoicing and four member registration programs were compared and analyzed using a SWOT analysis.

Based on the SWOT analysis, it was decided to use HelpostiLasku to make the invoices, even though this meant that it would not be possible to combine the membership registry and in-voicing. Training was organized for the association to ensure there were no problems with the invoicing procedure. In addition, a person file description was made for the association.