Myyntilaskutusprosessin kehittäminen case-yrityksessä

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää kohdeyrityksen myyntilaskutuksen prosessia. Yrityksen laajentuneen liiketoiminnan myötä myyntilaskutus on sitonut kasvavassa määrin hallinnon resursseja. Muutoksen vaikutukset ovat olleet havaittavissa muun muassa myyntilaskutuksen kiertonopeuden yleisenä hidastumisena. Työn keskeisenä tarkoituksena oli löytää ja esittää kehittämisideoita yrityksen myyntilaskutuksen tehostamiseksi.

Kehittämistyön tietoperustassa käsiteltiin taloushallinnon toimintoja, laskutuksen sähköistymistä ja myyntilaskutuksen kokonaisprosessia. Luvuissa tuotiin esille sähköisten vaiheiden hyödyt taloushallinnossa ja myyntilaskutuksessa. Teoriaosuuden tarkoituksena oli sekä tukea että pohjustaa kehittämisehdotuksia.

Työn tutkimustehtävänä oli selvittää, miten kohdeyrityksen myyntilaskutusta tulisi kehittää työn manuaalisten vaiheiden ja laskutusajan vähentämiseksi. Tutkimus toteutettiin laadullisena tutkimuksena, jonka lähestymistavaksi valikoitui tapaustutkimus. Tutkimusaineiston keräämiseen taas käytettiin teemahaastatteluja ja niiden tukena osallistuvaa havainnointia. Menetelmien tarkoituksena oli löytää laskutuksen heikkoudet sekä mahdollisuudet kehittämisideoiden hahmottamiseksi. Lisäksi aineiston analysointiin käytettiin teemoittelua.

Tuloksista kävi ilmi, että prosessissa on yksittäisiä tekijöitä, joilla on vaikutus myyntilaskutuksen tehokkuuteen. Kehittämiskohteita löytyy prosessin alku- sekä lopputekijöistä. Tuloksien perusteella tärkeimmiksi kehittämiskohteiksi nousi laskutusjärjestelmän korvaaminen, myyntilaskutuksen ohjeistuksien täydentäminen ja päivittäminen sekä arkistoinnin järjesteleminen. Tämän lisäksi viestinnän parantaminen ja myyntilaskutuksen johdonmukainen jakaminen vaikuttaisivat laskutuksen kehitykseen myönteisesti.

Tietoperustan ja tulosten perusteella muodostettiin kehittämisehdotukset myyntilaskutuksen edistämiseksi. Kyseiset kehittämisideat edustavat ratkaisuja suurimpien ongelmakohtien muuttamiseksi. Kehittämisideoiden tarkoituksena on kannustaa yritystä sähköisempään suuntaan laskutuksessa ottaen kuitenkin huomioon ulkoisten tekijöiden rajoitteet ja vaatimukset.

The objective of the thesis project was to develop the invoicing process in the target company. The invoicing of the company has committed an increasing amount of the administration’s resources due to the expanding business operations. The effects of this expansion have been recognized as decelerating the speed of invoicing rotation in general. The key purpose of this thesis was to dis-cover and propose development ideas in order to improve the company’s invoicing.

The knowledge base of the development work dealt with financial operations, electronic invoicing and the overall process of invoicing. The chapters disclosed the benefits of electronic phases in financial management and invoicing. The aim of the theoretical section was to both support and form a base for the development proposals.

The research task was to investigate how the target company’s invoicing should be developed in order to reduce manual phases and the length of the invoicing period. The research was conduct-ed as a qualitative study and the research topic was approached through a case study. In addition to theme interviews, participant observations were the methods chosen to gather the research da-ta. The purpose of the methods was to find weaknesses as well as opportunities in invoicing to out-line the development ideas. In addition, thematic analysis was used to analyze the data.

According to the research findings, there are individual factors in the process which have an impact on the efficiency of invoicing. The areas of development can be found at the beginning as well as at the end of the process. Based on the results, the most important development areas are replac-ing the invoicing system, supplementing and updating the instructions for invoicing as well as or-ganizing the filing. In addition, improving the communication and consistent allocation of the in-voicing could have a positive impact on the development of invoicing.

The development proposals were formulated on the basis of the knowledge base and the findings in order to promote sales invoicing. These development ideas represent solutions to improve the major problem areas. The intention of the development ideas is to encourage the company to move in the direction of electronic invoicing while taking into account the constraints and require-ments of external factors.