Tapahtuman siirtäminen : case: Kulttuuripalvelu Kaiku Ky - Äijänkärräyksen MM-kilpailut

Abstract

Tämä opinnäytetyö käsitteli tapahtuman siirtämistä uudelle paikkakunnalle tai uuteen tapahtumapaikkaan. Opinnäytetyö tehtiin toimeksiantona Kulttuuripalvelu Kaiku Ky:lle, joka etsii Äijänkärräyksen MM-kilpailut -tapahtumalleen uutta tapahtumapaikkakuntaa. Opinnäytetyön tavoitteena oli antaa toimeksiantajalle konkreettiset ehdotukset mahdollisen uuden paikkakunnan suhteen. Tehdyn tutkimuksen pyrkimyksenä oli selvittää järjestäjän näkökulmasta ne syyt, jotka ovat johtaneet tapahtuman siirtämiseen ja ne seuraukset, jotka tapahtuman siirtämisestä aiheutuvat järjestäjälle.

Tutkimuksen teoreettinen osa on jaettu kahteen osaan. Ensimmäisessä osassa esitellään tapahtuman määritelmä ja käsitellään erilaisia tapahtumalajeja. Toinen osio käsittelee tapahtumapaikan valintaa järjestäjän näkökulmasta.

Opinnäytetyön empiriaosuus toteutettiin kvalitatiivisena haastattelututkimuksena. Haastattelut toteutettiin huhtikuussa 2015 ja haastatteluihin osallistui kuusi tapahtumajärjestäjää viidestä eri tapahtumasta.

Tutkimuksen johtopäätöksenä voidaan todeta, että tapahtuman siirtämisen syyt ja seuraukset ovat pitkälti tapahtumasidonnaiset. Siirtämisen syistä yleisin on tapahtumapaikan sijaitseminen syrjässä tai paikan rajallisuus tapahtuman tarpeisiin ja kasvattamiseen nähden. Yleisin seuraus, joka siirtämisestä seuraa tapahtuman järjestelyihin on se, että kaikki tapahtuman valmis suunnittelumateriaali täytyy tehdä uudestaan alusta. Tapahtumaa siirtäessä tärkeää on määrittää oman tapahtuman sidosryhmät ja tärkeimmät osa-alueet, jotta suunnittelulla pystytään arvioimaan siirtämisen seurauksia.

This thesis explored the factors that have an influence on the relocation of an event and the results that come out of the relocation. This thesis concentrated on the perspective of an organizer. The thesis was commissioned by Kulttuuripalvelu Kaiku Ky since the company is looking for a new location for their event, Old Geezer Carting World Championships. The thesis gave tangible suggestions of possible new locations.

The theoretical background of the thesis is divided into two parts. The first part deals with the definition on an event and different event types. The second part covers the choice of the event location from the organizer's point of view.

The empirical part of the thesis was executed by using a qualitative research method. Six organizers from five different events participated in the interviews, which were conducted in April 2015.

As a result of the study it seems that the reasons for relocating an event and the results that come out of it depends a lot on the event. The most common reason for taking an event to a new location is that the previous location was too far away. From the organizers' point of view the previous location also restricted the development of the event. The biggest influence of the relocation is that all the material that has been made for the previous location needs to be planned over. When planning event relocation, it is important to define the interest groups and most important aspects of the event so that the results can be estimated.