Perehdytysopas yritys X:lle

Abstract

Toimeksiantajana tälle toiminnalliselle opinnäytetyölle toimii yritys X, joka on suuri Pohjoismaissa toimiva finanssialan yritys. Yrityksessä toimii eräs vasta vuosi sitten perustettu tiimi, jolla ei ole omaa perehdytysopasta lainkaan, vaan perehdytysprosessiin on otettu osia toisilta tiimeiltä. Tästä johtuen perehdytysmallista on puuttunut struktuuri eikä sen laatua ole juurikaan valvottu. Perehdytysoppaalle oli siis suuri tarve yrityksessä, joten se valikoitui opinnäytetyön aiheeksi. Yritys X:n pyynnöstä itse perehdytysopasta tai sen liitteitä ei julkaista liikesalaisuuden säilyttämisen takia.

Perehdytysoppaan lisäksi opinnäytetyön lopputuotteena syntyi myös opinnäytetyöraportti, jossa on kuvattu teoreettinen viitekehys ja perehdytysoppaan tuottamisen prosessi. Teoreettinen viitekehys koostuu henkilöstöjohtamisesta, osaamisen johtamisesta ja perehdyttämisestä. Sisältö perehdytysoppaaseen muodostui kvalitatiivisten tutkimusmenetelmien avulla. Näitä menetelmiä olivat omat havaintoni viiden kuukauden ajalta, teemahaastattelu sekä aivoriihi. Näiden lisäksi toimeksiantajan kanssa pidettiin tasaisin väliajoin palavereja, joiden tarkoituksena oli varmistaa, että työ on kulkemassa oikeaan suuntaan.

Omien havaintojeni ja teemahaastattelun avulla sain kartoitettua perehdyttämismallin lähtötilanteen. Teemahaastattelussa oli tarkoitus pohtia oman perehdytysprosessin hyviä ja huonoja puolia sekä mahdollisia kehityskohteita. Omat havaintoni tukivat hyvin pitkälti teemahaastattelussa saatuja tietoja. Aivoriihen avulla saatiin otettua koko tiimi mukaan kehittämään perehdytysprosessia ja ideoimaan sisältöä perehdytysoppaaseen. Näin varmistettiin, että perehdytysoppaasta tuli käyttäjiensä näköinen ja että se olisi mahdollisimman kattava tiimin tarpeet huomioiden.

Tutkimuksen tuloksena laadin perehdyttämisoppaan yritys X:n yhteen organisaatioon kuuluvalle tiimille. Perehdytysopas sisältää työkalun perehdytyksen seurantaan, tietoja yrityksestä ja sen organisaatiosta, esityksen hyvän perehdyttämisen mallista ja perehdyttäjien rooleista ja vastuista, tietoa työtehtävistä ja niiden prosesseista, työohjeet ja alan sanastoa. Perehdytysopas on tallennettu sähköiseen muotoon kaikkien saataville yhteiselle verkkolevylle, jotta sitä on helppo päivittää ja muokata tarpeen vaatiessa. Kehitin oppaasta sellaisen, että se on muokattavissa myös muille tiimeille. Opas antaa suuntaviivat hyvään perehdyttämiseen.

The objective for this thesis was to create an orientation guide for a team in company X, which is a Nordic operator in the financial sector. This team was established only a year ago and therefore it doesn’t have a proper orientation guide. There was a lack of structure and quality management in the orientation process. Because the team had a great need for the orientation guide, I decided to do my thesis on the subject. Company X requested that the actual guidebook should be confidential, because there would otherwise be a risk that some trade secrets or customer-related information could be revealed.

Besides the orientation guide I also made a thesis report. The theoretical framework of the thesis comprises human resource management (HRM), knowledge management and orientation. Research was also carried out to support the content of the orientation guide. The qualitative research methods included a five-month long observation period, theme interview and brainstorming. In addition, meetings were conducted fortnightly with the team leader. The purpose of the meetings was to make sure that the direction of the work is correct.

With the help of the author's observations and the theme interview it was possible to determine the starting position of the orientation model. The themes for the interview were the pros and cons of the orientation process and to consider possible targets for development. My own observations supported the results of the theme interview. With the help of brainstorming the team was able to give new ideas to the orientation guide and that way take part in producing it. One goal was to create a user-oriented and extensive orientation guide for the team.

The orientation guide includes a tool for observing how the orientation is proceeding, knowledge about the company, a presentation of a model of good orientation and the roles and liabilities of the orientation, information about the work tasks, work instructions and terminology of the field of business. The orientation guide is saved to a common network drive, so that it is easy to update. Other teams can also benefit from the orientation guide by editing it a little bit for their own purposes. The guide provides guidelines for the whole process of the orientation.