Yritysasiakasrekisterin perustaminen, case: ravintola Rosso Imatra

Abstract

Opinnäytetyön aiheena on yritysasiakasrekisterin perustaminen Etelä-Karjalan Osuuskaupan ravintolalle, Rosso Imatralle. Työn lähtökohtana oli, että Osuuskaupalla, eikä sen Rosso Imatralla, ollut yritysasiakasrekisteriä. Tarkoituksena oli tehdä yritysasiakasrekisteri, jonka avulla toimeksiantaja voi kohdentaa markkinointia. Rekisteriä tullaan käyttämään sähköpostimainontaan ja suoramainontaan.

Teoriaosuudessa käsitellään asiakkuuden hallintaa, yritysmarkkinointia, sähköpostimainontaa ja suoramainontaa. Lisäksi perehdytään lainsäädännön ja muiden ohjeistusten määräyksiin, jotka koskevat opinnäytetyössä perustettavaa yritysasiakasrekisteriä. Ensin yritysasiakasrekisterin perustamisessa selvitettiin, ketkä ovat yritysasiakkaita ja ketkä voisivat olla mahdollisia uusia yritysasiakkaita. Asiakkaiden selvittämisessä hyödynnettiin varauskirjan tietoja ja henkilökunnan tietämystä. Mahdollisia uusia asiakkaita etsittiin Etelä-Karjalan toimipaikkarekisteristä. Tämän jälkeen tehtiin lain mukainen rekisteriseloste. Seuraavaksi sekä nykyisille että mahdollisille uusille asiakkaille soitettiin ja selvitettiin, haluavatko yritykset liittyä rekisteriin. Asiasta keskusteltiin yhteyshenkilön kanssa, organisaation ravintolaruokailuista päättävän henkilön kanssa. Puhelinkeskustelun yhteydessä kerättiin tarpeelliset tiedot.

Opinnäytetyön tuloksena syntyi yritysasiakasrekisteri, jossa on 80 yritysasiakkaan tiedot. Rekisterin keskeinen tietosisältö koostuu yritysasiakkaiden yhteystiedoista, joita ovat organisaation- ja toimipaikan nimi, osoite, yhteyshenkilön nimi ja yhteyshenkilön sähköpostiosoite. Heti kun rekisteri tuli valmiiksi, toimeksiantaja otti sen käyttöön sähköpostimainonnassa. Jos toimeksiantaja päättää joskus hankkia asiakkuudenhallintajärjestelmän, on sille hyötyä yritysasiakasrekisteristä, koska sen yritysasiakkaista on jo kerätty jotain tietoa.

The purpose of the thesis was to plan and set up a business customer register for the Restaurant Rosso Imatra that is owned by Etelä-Karjalan Osuuskauppa. The starting point of the work was that the company did not have a business customer register. The register will be used in targeted marketing. The company will send promotion material for its business customers via email and mail.

The theory part of the thesis includes customer relationship management, business-to-business marketing, email marketing and direct advertising. In addition the subject of the thesis is discussed from the viewpoint of the Finnish law and of other instructions of the field. First step in planning and setting up the register was to find out the business customers and the potential business customers. After that the register description required by Finnish law was made. The next step was to call both the current customers and the potential customers and ask if they want to join the register. The topic was discussed with a contact person who is in charge of meals in the restaurants of the organization. Necessary data were collected during that telephone conversation.

The final result of the thesis was a business customer register made in Excel. The essential data content of the register consists of contact information of 80 business customers. The contact information consists of the name of the organization and place of business, address, the contact person's name and the contact person's email address. As soon as the register was finished, the company started to use it. If the company decides to acquire a customer relationship management system, it will be useful that it has already some data collected about its business customers.