Työtuntiseurannan tehostaminen toiminnanohjausjärjestelmällä Kirsin Konttori Oy

Abstract

Sähköinen taloushallinto tuo yritykselle paljon mahdollisuuksia, mutta samalla se haastaa kokeneetkin taloushallinnon ammattilaiset omaksumaan uusia työ- ja toimin-tatapoja sekä opettelemaan uusien ohjelmistojen käyttöä. Työn toimeksiantajalla Kirsin Konttori Oy:llä on käytössä pilvipalveluina toimivat sähköinen taloushallinnon ohjel-misto Visma Netvisor sekä Visma Severa -toiminnanohjausjärjestelmä. Yrittäjän liiketoiminta on kasvamassa, ja tarve saada ajan tasalla olevaa tietoa yrityksen tapahtumista, erityisesti tehdyistä työtunneista ja niiden sisällöstä, on lisääntynyt.

Tämä opinnäytetyö käsittelee työtuntiseurannan kehittämistä toiminnanohjausjärjestelmän avulla. Työ toteutettiin toimintatutkimuksena, jonka tavoitteena oli yhtenäistää työaikakirjauskäytäntöä ja saada näin raportteja työajan käytöstä ja päästä käsiksi raporttien avulla tietoon, kuinka paljon yrityksessä tehdään sisäistä työtä, jota ei voida laskuttaa asiakkaalta. Työn tavoitteena oli luoda toimeksiantajalle valmiita raporttipohjia ja ohjeistaa, kuinka raportteja käytetään ja mitä niistä voidaan lukea. Aineistonkeruumenetelminä työssä käytettiin keskusteluja, haastatteluja ja osallistuvaa havainnointia. Tämän työn tietoperusta käsittelee sähköisen taloushallinnon pilvipalveluita, toiminnanohjausjärjestelmää, tilitoimistojen hinnoittelua, seurannan ja raportoinnin kehittämistä sekä tuntiseurannan merkitystä.

Työn toiminnallisessa osuudessa on kuvattu järjestelmän edistynyt työajanhallinta -lisäosan käyttöönotto, työtuntien kirjaamisen käytännöt sekä raporttipohjien luominen. Työn tuloksena toimeksiantajalla on nyt käytössä yhtenäisempi työaikakirjauskäytäntö, liukuma-ajanseuranta sekä valmiit raporttipohjat, joilla pystytään seuraamaan työajankäyttöä ja näkemään sisäisen työn osuus tuntikirjauksista. Tiedon avulla pystytään hahmottamaan kehitystarpeita etenkin mietittäessä yrityksen kannattavuutta. Yritys pystyy käyttämään tätä opinnäytetyötä pohjana seuraavalle tutkimustyölle, jossa voidaan esimerkiksi tarkistaa tämän hetken tuntihintaa tai harkita siirtymistä pois tuntivelotteisesta hinnoittelumallista.

The electronic financial administration offers a lot of possibilities for the companies but at the same time it challenges accounting companies to adopt new methods and ways of working and to learn new electronic systems. Kirsin Konttori Oy is using cloud accounting system Netvisor and cloud ERP (Enterprise Resource Planning) system Visma Severa. The business of the company is growing and the need to get the financial reports and information about work hours, especially internal work hours, is essential to the owners to make business decisions.

This thesis is about improving the time tracking of the company by using ERP system. The research method used in this thesis was an action research. The objectives of this thesis were to standardize how the employees enter their work hours and to get realtime reports of business and employees` performance by using Visma Severa´s built-in report generator. The objective was to get the knowledge how much internal work hours the employees do that cannot be invoiced to the customers. The data collection methods used in this thesis were discussions, interview and observation. The theoretical framework of the thesis consist of the electronic financial accounting, cloud services, ERP, pricing and the meaning of follow-ups, reporting and time tracking.

The functional part of the thesis describes how the company introduced a new flexitime system, how the employees should enter their work hours and how to create reports by using ERP system. The result of the thesis was that the work hours entered became standardized and the employer can now easily follow-up employees` work hours and flextime balance by using reporting system. Also the employer can now observe with reports how much internal work hours have been made in the company and use that information when thinking about the company´s profitability. The employer can use the information of this thesis as a background study if the company considers rethinking the price of the hour charged from customers or thinking totally new pricing basis.