Use Restricted - Classified information sharing, case NESA

Abstract

This Thesis is written for the Laurea University of Applied Sciences under the Bachelor’s Degree in Security Management. The empirical research of the thesis was supported by the National Emergency Supply Agency as a CASE study, in classified information sharing in the organization. The National Emergency Supply Agency was chosen for the research because of its social significance and distinctively wide operation field. Being one of the country’s administrator’s actors, its range of tasks in business as well as in the administration is unique.

The purpose of this study was to analyse the classified information’s usability and effectiveness in NESA’s internal communication. The goal of the study was to understand and examine the challenges that NESA has in classified information. The study focuses on describing the current situation on classified information sharing at NESA and brings up common challenges of classified information through a literature research. In addition to that, it gives ideas of improvement for operations further down the road.

The study is done by using a qualitative research method. The information used in this study has been gathered from three different means. The information for the theory part is collected from a literature review. The empirical part was conducted by face-to-face interviews and by using NESA’s public documents. The whole study was executed at NESA’s facilities in Helsinki.

Four people from NESA were interviewed for the study. Three of the people that were interviewed represented NESA’s management board and one was a special advisor. The interviewed people were selected from different sectors of NESA to achieve the realistic overall picture of NESA’ operations.

The thesis shows the importance of classified information in the organization and offers suggestions for the current situation. The survey showed that the exchange of classified information is clearly personalized and therefore also inadequate. In order to ensure a good and real-time flow of information within the organization, the internal classified information sharing needs more attention and further development in the future.

Tämä opinnäytetyö on tehty osana Laurea ammattikorkeakoulun englanninkielisen turvallisuusalan koulutusohjelmaan kuuluvina opintoina. Opinnäytetyön empiirinen tutkimus on toteutettu tapaustutkimuksena yhteistyössä Laurean ja Huoltovarmuuskeskuksen kanssa. Huoltovarmuuskeskus valikoitui tutkimuskohteeksi sen yhteiskunnallisen merkittävyyden ja poikkeavan laajan toimintakentän vuoksi. Valtionhallinnon toimijana Huoltovarmuuskeskuksen tehtäväkenttä niin elinkeinoelämän kuin valtiohallinnon piirissä on erityislaatuinen.

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli arvioida luottamuksellisen tiedon käytettävyyttä ja vaikuttavuutta Huoltovarmuuskeskuksen sisäisessä viestinnässä. Työssä yritettiin ymmärtää ja tarkastella Huoltovarmuuskeskuksen luottamuksellisen tiedon tuomia haasteita sisäisessä viestinnässä. Tutkimus keskittyy tarkastelemaan Huoltovarmuuskeskuksen nykytilannetta sekä pyrkii tuomaan teorian kautta esiin luottamuksellisessa tiedonvaihdossa esiintyviä haasteita ja luomaan mahdollisia kehitysehdotuksia tulevaisuuden toiminnalle.

Opinnäytetyön tutkimukselliseksi lähestymistavaksi määriteltiin kvalitatiivinen tutkimus. Tutkimuksessa lähestyttiin aihetta kolmella eri tiedonkeruumenetelmällä. Tutkimuksen empiirinen aineisto kerättiin kirjallisuuskatsauksista, haastatteluista sekä Huoltovarmuuskeskuksen sisäisistä julkisista asiakirjoista. Tutkimus suoritettiin kokonaisuudessaan Huoltovarmuuskeskuksen tiloissa Helsingissä.

Tutkimuksessa haastateltiin Huoltovarmuuskeskuksen johtoryhmän kolmea jäsentä sekä yhtä erityisasiantuntijaa. Haastateltavat edustivat organisaation eri osastoja, jotta tutkimus käsittelisi mahdollisimman laajasti Huoltovarmuuskeskuksen kokonaistoimenkuvaa.

Opinnäytetyön tutkimus osoittaa luottamuksellisen tiedon tärkeyden Huoltovarmuuskeskuksessa ja tarjoaa kehitysehdotuksia nykyiselle toiminnalle. Selvitys osoitti, että luottamuksellisen tiedon vaihtaminen on selkeästi henkilöytynyttä ja näin ollen myös puutteellista. Jotta organisaation sisällä varmistetaan hyvä ja reaaliaikainen tiedonkulku, tulee luottamuksellisen tiedon sisäiseen viestintään kiinnittää huomiota ja edelleen kehittää jatkossakin.