Tallennusprosessin kehittäminen

Abstract

Prosessien merkitys yrityksen kannattavuudelle on tärkeää. Jotta yritys voisi pärjätä kilpailussa muiden yritysten kanssa, sen täytyy tunnistaa keskeisimmät prosessinsa ja hallita niitä kokonaisuuksina. Yrityksen kannattavuus muodostuu prosesseista ja siitä, kuinka hyvin ne täyttävät odotuksia ja kuinka kustannustehokkaita ne ovat.

Tämän tutkimuksen tavoitteena oli tunnistaa Schenker Oy:n tallennusprosessi ja kerätä ideoita prosessin kehittämiseksi. Työssä mallinnettiin tallennusprosessia ja kuvattiin tarkemmin sen sijoittumista koko organisaation toimintaan. Työssä perehdyttiin Schenkerin käyttämään tallennusohjelmaan, sen sisältämiin ongelmiin sekä rahtikirjoihin liittyviin ongelmiin. Opinnäytetyössä kerrotaan Schenkerin työn alla olevasta projektista Plan B, jonka pitäisi osaltaan myös kehittää tallennusprosessia.

Kehityskohteina tallennusohjelmassa olivat asiakastietorekisteri, automaattiset tiedot ja kopioituminen, lisäpalvelut, ohjelmassa liikkuminen ja näppäinkomennot, rahtikirjat sekä sopimus- ja lisätiedot. Työtä varten tehtiin kyselytutkimus osalle Suomen Schenkerin tallentajista. Kyselytutkimuksessa selvitettiin heidän käyttäjäkokemustaan tallennusohjelmasta ja tutkittiin sitä, pitäisikö tallennusprosessia heidän mielestään kehittää. Kyselyn tulokset tukivat hyvin sitä, että tallennusprosessi kaipaisi todella kehittämistä ja että kehityskohteet olivat oikeita.

Tutkimuksen selkeimpänä tuloksena olivat asiakastietorekisterin hallintaan ja sopimusnumeroihin liittyvät ongelmat. Kyselyn vastaajat toivoivat selkeämpää ohjeistusta avaustallennukseen ja tietojen päivityksiä asiakastietorekisterissä.

This bachelor’s thesis was commissioned by Schenker Ltd. It is the world’s second largest transportation and logistics services provider based on revenues and performance.

The company needed to identify their key processes and managed these entities so the company could do well in competition with other companies. The company’s profitability consists of processes and how well they will fill expectations and how cost-effective they are.

The objective of this thesis was to identify Schenker’s data entry process and to gather ideas for the development of the process. Furthermore, Schenker’s ongoing project, Plan B, was also introduced. The purpose of the project is to support the development of the data entry process.

The following areas were identified as requiring development: client information register, automatic data and the copied data, additional services, movement in the program and keyboard commands, waybills, and contractual and further information.

One part of this thesis was a questionnaire for workers who participated in data entry. The purpose of the questionnaire was to examine their user experience in with the connection data entry program and their opinion on the development of the process.

The questionnaire revealed that there were problems with client information register and contract numbers. The questionnaire respondents called for clearer guidance on the data entry process and improved customer information registry data management.