Toiminnanohjausjärjestelmän hankintaprosessi pk-yrityksessä : case Suomen Media & Action Oy

Abstract

Tämän opinnäytetyön toimeksiantajana toimi Suomen Media & Action Oy, jossa on harkittu toiminnanohjausjärjestelmän hankintaa. Vanha kassa- ja varastojärjestelmä ei ollut riittävä laajentuneen toiminnan tarpeisiin. Kustannusten seuraamiseen, päätöksenteon tueksi ja töiden organisoimiseksi tarvittiin tehokkaampia välineitä.

Globalisaatio, kova kilpailu, isot palkkakustannukset ja tekniikan kehittyminen pakottavat yhä pienemmät yritykset automatisoimaan toimintojaan. Pienessä yrityksessä kasvu aiheuttaa usein tarpeen dokumentoida ja jakaa tietoa tehokkaammin. Päätöksenteko helpottuu, kun päätösten tueksi saadaan ajantasaista tietoa. Kuitenkin suuri osa pk-yritysten järjestelmähankinnoista epäonnistuu. Tämä johtuu mm. siitä, että resursseja ei ole riittävästi, aikataulut tai budjetti pettävät tai johto tai henkilöstö ei sitoudu hankkeeseen.

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, mitä asioita pk-yrityksen kannattaa ottaa huomioon ennen toiminnanohjausjärjestelmän hankintaa ja millä tavoin järjestelmähankkeen karikot voidaan välttää. Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisena tapaustutkimuksena. Tässä opinnäytetyössä sovellettiin Suomessa kehitettyä C-CEI-menetelmää, jonka tarkoituksena on helpottaa pk-yritysten järjestelmähankintoja ja estää hankkeiden epäonnistumisia.

Tutkimuksen tuloksena syntyi vaatimusmäärittely, jonka toimeksiantajayritys voi liittää mukaan tarjouspyyntöön. Tutkimuksessa huomattiin, että toiminnanohjausjärjestelmän tärkeimmät osat tälle yritykselle ovat kassa, varastonhallinta ja ostolaskujen käsittely. Lisäksi todettiin, että toiminnanohjausjärjestelmän valinnassa ja verkkokauppaintegroinnissa kannattaa käyttää asiantuntija-apua. Selvityksen perusteella toimeksiantajayrityksessä tiedostettiin järjestelmähankkeen riskit ja haasteet entistä paremmin.

This thesis was assigned by Suomen Media & Action Oy, who has been considering the acquisition of an ERP system. The existing cash register and inventory system is not sufficient to meet the growth needs of the company. More effective tools are required to track costs, support decision-making processes and organize the work.

Globalization, intense competition, large labor costs and development of technology are forcing smaller and smaller companies to automate their operations. In a small enterprise growth often demands documentation processes and requires information to be shared more effectively. Decision-making is easier when decisions can be supported by up to date information. However, a large part of the SME procurement systems fail. This is due to lack of resources, timetables or a budget fail, or lack of commitment to a project by management or staff.

The aim of this thesis was to find out what issues SMEs should be aware before purchasing an ERP system, and how to avoid pitfalls within that project. The study was conducted as a qualitative case study. This thesis was applied to the C-CEI method, which is developed in Finland. The purpose of the method is to facilitate SME procurement system and to prevent projects failures.

The study resulted in an ERP requirement specification which the commissioned company may enclose to future invitation for tenders. Furthermore, it became evident that the most important ERP system components for this company are cash register, inventory management and invoice processing. The study also revealed that in ERP system selection and online shop integration expert advice should be consulted. Due to this study the commissioned company is recognizing project risks and challenges more effectively.