Hotellin vastaanoton sisäinen viestintä : Scandic Hotel Plaza Turku

Abstract

Opinnäytetyö keskittyy hotellin vastaanoton sisäiseen viestintään. Onnistunut sisäinen viestintä tukee työmotivaatiota ja työssä viihtymistä. Kun työntekijä tietää omat työtehtävänsä ja oman merkityksensä yrityksen kokonaistavoitteiden saavuttamisessa, hänen on helpompi ymmärtää työnsä tärkeys ja siten motivoitua työskentelemään koko työyhteisönsä hyväksi. Opinnäytetyötä varten on havainnoitu Scandic Plaza hotellin vastaanoton toimintatapoja ja sisäisen viestinnän keinoja. Vastaanottovirkailijat hotellissa ovat viestiyhteydessä työryhmän muiden työntekijöiden kanssa sekä kommunikoivat eri osastojen, kuten kerrossiivouksen kanssa. Vuoden 2015 aikana Scandic lanseerasi tablettitietokoneet kerroshuollon käyttöön Suomessa toimivissa hotelleissa. Tablettitietokone auttaa nopeuttamaan siistijöiden työtä, sillä sen avulla siistijät voivat paremmin kirjata jo siivotut huoneet tietokonejärjestelmään, ja vastaanotto saa tiedon reaaliajassa. Varausjärjestelmä tarjoaa virkailijalle mahdollisuuden kirjoittaa viestejä varauksiin, jotka näkyvät vain tietokoneen ruudulla ja näin vastaanottovirkailijat pystyvät välttämään ylimääräistä paperinkulutusta. Sisäinen viestintä antaa henkilöstölle yhteisen tiedollisen perusta yhteistyölle, jolloin näillä tekijöillä on mahdollisuus vaikuttaa vastaanoton työn tuottavuuteen.

This bachelor’s thesis focuses on internal communication in a hotel reception. Successful internal communication supports work ethic and feeling comfortable at work. When an employee is aware of one’s work assignments and the meaning of one’s input in regard to accomplishing the organization’s main goals, it is easier for him or her to understand the importance of one’s work. It also helps one to be motivated to work for the greater good of the work community. The researcher has conducted an observation study in Scandic Hotel Plaza’s reception for this bachelor’s thesis. The goal was to observe the methods and ways of using internal communication. Receptionists in a hotel reception send messages amongst colleagues in the same organization and communicate with other departments that operate in a hotel, such as housekeeping. During the year of 2015, Scandic launched the use of iPad tablets in the housekeeping department in hotels in Finland. An iPad helps to speed up the work process in housekeeping because it lets the staff to mark rooms that have already been cleaned to the reservation system faster since the information between an iPad and the reservation system travels immediately. The reservation system offers a receptionist the opportunity to write down messages in individual reservations that are only shown on the iPad screen. This helps receptionists to avoid excessive paper consumption. Internal communication creates a basis of knowledge for the staff in order to cooperate and thus to affect the productiveness of the work on the reception.